Com a pandemia, em 2020, muitas organizações diminuíram consideravelmente o tamanho de seus escritórios. Com o retorno do modelo presencial ou híbrido, precisaram realocar seus colaboradores sem expandir muito o local ocupado, pois renegociar os aluguéis pode resultar em custos significativamente maiores. Por isso, a solução é reorganizar o layout interno ou economizar espaço.
Em 2024, o mercado de aluguéis comerciais no Brasil registrou o maior aumento dos últimos dez anos, impulsionado pelo fim do home office em várias empresas. Esse movimento tem ajudado o setor imobiliário a se recuperar dos efeitos negativos recentes. Porém, para as corporações, o cenário é desafiador, afinal, os valores subiram 8%, ultrapassando a inflação oficial de 2023 (4,83%), de acordo com o índice FipeZAP.
A procura por imóveis maiores ou em regiões mais estratégicas cria esse ciclo de elevação. “Além disso, os empreendimentos desejam atender às novas demandas de segurança e bem-estar, como áreas mais amplas, sistemas de ventilação eficientes e facilidades de acesso”, explica o CEO da Assine Bem, Carlos Henrique Mencaci.
Alternativas para ganhar espaço no escritório
Segundo levantamento da Association for Information and Image Management - AIIM, documentos físicos podem ocupar entre 10% e 30% de um escritório. Diante disso, muitos negócios optam por digitalizar essa papelada. Essa alternativa de gerenciamento de arquivos garante segurança, fácil acesso e conformidade com a legislação. “Além de liberar espaço, traz vantagens como sustentabilidade, redução de custo, maior eficiência e menor risco de perdas ou danos”, destaca Mencaci.
A transformação digital é uma grande aliada nessa missão. A implementação de sistemas eletrônicos de gestão de documentos (GED) permite a centralização de informações em plataformas seguras e acessíveis de qualquer lugar, promovendo um ambiente de trabalho mais ágil e colaborativo. “Ao liberar espaço antes ocupado por arquivos físicos, os estabelecimentos podem optar por escritórios menores e mais econômicos, reduzindo a necessidade de áreas amplas”, explica o CEO.
Vantagens da terceirização
Além dos benefícios financeiros, há melhora nos processos internos. Os elementos são organizados e acessados por meio de sistemas na nuvem, com total proteção. Outro aspecto importante é a conformidade com as normas. Muitas empresas enfrentam dificuldades para se adequar às regulamentações de armazenamento e proteção de dados, especialmente com a implementação da Lei Geral de Proteção a Dados Pessoais (LGPD) no Brasil. “Contar com nossa ferramenta diminui o risco de penalidades e danos à imagem do negócio”, complementa o executivo.
Em síntese, a digitalização representa uma solução estratégica para otimizar espaços, reduzir custos e aumentar a eficiência operacional. Além de promover um ambiente de trabalho mais organizado e colaborativo, essas práticas reforçam a conformidade regulatória e a segurança das informações, preparando as organizações para os desafios de um mercado cada vez mais competitivo e digitalizado.
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