A gestão de documentos é um componente essencial de qualquer organização, independentemente do seu tamanho ou setor. Esse aspecto envolve a criação, organização, armazenamento, recuperação e disposição de informações. Assim, não apenas garante o acesso fácil e rápido aos elementos, mas também contribui para a eficiência operacional, conformidade regulatória e tomada de decisões.
No ambiente empresarial moderno, a transição para o mundo digital tornou-se predominante e a administração eletrônica de arquivos é uma prática cada vez mais adotada. Além disso, há diversos recursos envolvidos, como controle de versões, acesso controlado por permissões, pesquisa avançada e rastreamento. Nesse sentido, o CEO da Assine Bem, Carlos Henrique Mencaci traz alguns benefícios dessa solução:
Eficiência operacional: os colaboradores encontram elementos rapidamente, reduzindo o tempo gasto em tarefas repetitivas e melhorando a produtividade geral.
Colaboração aprimorada: permitem o compartilhamento fácil entre equipes, departamentos e locais geográficos diferentes, promovendo uma colaboração mais eficaz e integrada.
Conformidade regulatória: muitos segmentos estão sujeitos a regulamentações rigorosas sobre a retenção e o gerenciamento de dados. Logo, evita-se penalidades legais.
Tomada de decisões: os gestores tomam decisões embasadas, identificando tendências e padrões relevantes.
Economia de espaço e custos: reduz a necessidade de espaço físico e os custos associados, como impressão, papel, materiais de escritório, entre outros.
Segurança: autenticação de usuário, criptografia e rastreamento protegem os usuários.
No entanto, é importante seguir algumas diretrizes:
Identificar necessidades: avalie quais tipos de documentos são essenciais para o funcionamento da organização e como eles são usados.
Padronização: defina processos claros para a criação, organização e nomenclatura de arquivos, garantindo consistência e facilitando a recuperação.
Digitalização: tenha tudo em formato digital para melhorar a acessibilidade e a portabilidade.
Sistemas de software: escolha uma plataforma adequada às necessidades da corporação e treine os funcionários para utilizá-la corretamente.
Treinamento e conscientização: eduque a equipe sobre o assunto.
Backup e recuperação: implemente estratégias de backup regulares para evitar perda de algo importante.
Atualização contínua: a tecnologia evolui ao longo do tempo. Portanto, é essencial revisar e atualizar periodicamente os conhecimentos.
Como seguir o caminho da digitalização?
Embora a execução da transformação digital possa parecer descomplicada, há diversos fatores a serem considerados, tais como a escolha entre conduzir essa atividade internamente ou por meio de terceirização. Essa decisão, em geral, encontra fundamentação na quantidade de registros do empreendimento. Existem diversos benefícios positivos associados à transição. O meio virtual apresenta maior facilidade de armazenamento e localização, possibilita compartilhamento remoto, reduz despesas e é substancialmente mais eficaz.
Indubitavelmente, a primeira etapa para garantir o sucesso desse movimento reside na preparação. Antes de qualquer outra consideração, é imperativo estabelecer o método a ser aplicado. Cada instituição tem suas próprias particularidades. Esta determinação desempenha um papel crucial na fase de planejamento, pois a partir dessas premissas, os responsáveis saberão qual caminho seguir.
Com essa fase concluída, é o momento de dar início à separação dos elementos, para a qual é aconselhável escolher um local amplo e imaculado para a manipulação dos registros. É necessário desvencilhar-se de clipes de papel, grampos, elásticos e notas adesivas, além de assegurar a limpeza. Tudo isso pode requerer um investimento significativo de tempo por parte do time, razão pela qual considerar uma alternativa terceirizada pode ser extraordinariamente vantajoso.
Assinatura digital também é um diferencial
O processo de assinatura digital, seguro, conveniente e ágil, chegou para se estabelecer como uma prática sólida. Essa tendência ganhou ainda mais força durante o período da pandemia e apresenta notáveis vantagens para os envolvidos, pois dispensa o uso de folhas, detém a mesma validade do meio físico e, ao mesmo tempo, promove uma gestão mais eficaz e ecologicamente sustentável.
Além de proporcionar rapidez, outro aspecto notável é a sua natureza tridimensional. Elas incorporam múltiplas camadas de informações, fornecendo dados sobre quem assinou, quando ocorreu, onde e de qual maneira. Isso reduz consideravelmente o risco de fraudes, afinal, é possível obter um rastro seguro.
Essa solução é como uma mensagem codificada singular, possibilitando a vinculação inequívoca do item ao signatário e assegurando a total integridade dos acordos. Isso confere às entidades uma proteção nos procedimentos contratuais. “Por sua conveniência de poderem ser realizadas em qualquer lugar e horário, trazem diversas facilidades”, complementa Mencaci.
Ela possui validade jurídica, criptografia de ponta e respeita a Lei Geral de Proteção a Dados Pessoais - LGPD. Os envolvidos podem acessar os arquivos quando precisarem e de onde estiverem. No entanto, para isso, é necessária uma comprovação identitária, como autenticação ou envio de uma selfie em tempo real.
Além disso, proporciona comodidade, pois os documentos são enviados via WhatsApp, SMS ou e-mail e, consequentemente, os firmam-se acordos em questão de minutos por meio do computador, celular ou tablet. Dessa forma, evita-se o deslocamento e encaixe na agenda para um encontro com esse fim. Pela não utilização de papel, materiais de escritório e combustíveis com traslados, essa solução é sustentável, rápida e segura, extinguindo o risco de perda, roubo ou danificação de um elemento valioso. Logo, trata-se de uma alternativa propícia para economia de tempo e dinheiro.
Sendo assim, confira algumas opções de aplicação da solução:
- Hospitais: diariamente, são impressas milhares de folhas com diversas finalidades. Fichas médicas, de triagem, atestados, pedidos de exames, entre outros. Todos esses podem ser transportados para o meio digital.
- Varejo: em contratos com fornecedores, notas fiscais e orçamentos.
- Cartórios: é enorme a economia com equipamentos de escritórios. Desde os papéis até os carimbos. Além disso, poupa o tempo da população.
- Instituições de ensino: para a realização de matrículas, contratos de estágio, histórico escolar e outras utilidades.
- Contabilidade: os escritórios viram grande parte do seu transtorno ser extinto. A parte de salários, folha de ponto e outras burocracias antes demandavam muito tempo e grandes deslocamentos. Agora, ninguém precisa se locomover.
- Escritórios de advocacia: em documentos para tribunais, fóruns e clientes. São centenas desses por mês.
- RH de empresas: folhas de pagamento, controle de ponto, contratação de novos funcionários. Tudo isso tem a opção de ser feito a distância, podendo inclusive expandir seu empreendimento com colaboradores de qualquer localidade.
- Agronegócio: um dos principais ativos do Brasil, pode ampliar o alcance das exportações com a modernidade.
- Imobiliárias: com o avanço dessa área, os tours pelos imóveis estão sendo virtuais, os pagamentos pela Internet caminham para a digitalização.
Portanto, fique sempre antenado nos temas em alta e não dê brecha para a concorrência. Ofereça uma boa vivência para seus clientes, colaboradores e parceiros e, assim, estará muito mais perto do sucesso. Se deseja conhecer mais sobre a Assine Bem, obtenha seu teste grátis. Nós disponibilizamos dez documentos mensais, durante 60 dias, para você experimentar nossa plataforma. Esperamos por você!
