Dia após dia, o mercado de trabalho enfrenta mudanças constantes. Para as empresas se manterem competitivas e ativas, diversos métodos operacionais são colocados em prática. Entre eles, um se destaca dentro do meio empresarial, a gestão de documentos inteligentes. Acompanhe, nesta matéria, como colocá-lo em evidência na sua companhia para, futuramente, colher bons resultados.
As organizações lidam diariamente com diversos registros de diferentes naturezas e finalidades. Por isso, elas possuem formas de estruturar esses serviços para manter um maior controle de tarefas e etapas finalizadas. Desse modo, a solução é amplamente valorizada para manter uma melhora constante dos processos internos, além de promover uma fidelização com os clientes.
Segundo um levantamento de estatísticas feito pela Finances Online, 83% dos funcionários costumam recriar documentos existentes, pois não os encontram na rede da empresa. Os processos ineficientes podem roubar mais de 20% da produtividade geral da equipe. Além disso, existe uma estimativa intrigante. Quando realizado por processos manuais, 7,5% de todos os registros são perdidos e outros 3% são arquivados incorretamente. Diante disso, é quase possível manter um processo eficiente sem automação.
Para Carlos H. Mencaci, CEO da Digital Helper + Assine Bem, as inovações são de extrema importância para uma melhor média positiva nos serviços e atendimentos. “Adicionar essa solução no escopo de trabalho é uma forma assertiva de pensar no futuro do seu negócio. Além disso, é uma maneira de seguir as novas tendências digitais do mercado. Assim, você poderá ser um modelo dentro do ramo”.
O que é a gestão de documentos?
Como já citado anteriormente, as organizações precisam lidar com muitos contratos de diversas áreas e finalidades. Eles são: contas a pagar, materiais de escritório, notas fiscais, guias de impostos, cadastros e afins. Para não existir nenhuma falha em arquivos relevantes, a implementação de novas ferramentas passa a ser de interesse mútuo entre os gestores.
Cada parte tem grande relevância nesse procedimento. Por isso, quanto maior for a taxa de assertividade melhor será o destaque da corporação no mercado. Afinal, a facilidade de encontrar um registro em um pasta acessível ou garantir a sua armazenagem, passará confiabilidade para quem busca segurança neste quesito.
Qual a sua importância?
Os setores de uma instituição devem conversar entre si, as atividades administrativas também estão inseridas nessa mesma realidade. Isso influencia diretamente no planejamento e nas tomadas de decisões ao longo dos projetos. Logo, quando há organização em uma área crucial, o impacto será positivo.
Com esse setor sem falhas ou confusões, a empresa levará as práticas operacionais a um novo patamar. Esse investimento tornará as ações mais padronizadas, com velocidade, acessibilidade, rapidez, segurança e sustentabilidade. Trabalhar esse sentido com excelência, será um ponto de melhora para os serviços prestados.
No geral, além de todos os auxílios nas partes de organização, digitalizar os registros auxilia na contribuição com o meio ambiente. Manter uma menor utilização de papel é benéfico para não existir um acúmulo de folhas, muitas vezes deixadas apenas para tomar espaço dentro do ambiente de trabalho.
Dessa forma, as companhias focam em encontrar um meio para incluir a tecnologia na rotina laboral. “Estar pronto para vivenciar uma nova realidade é confiar nos benefícios dessa mudança. Hoje, a Digital Helper + Assine bem oferece essa solução para o seu negócio prosperar”, afirma o CEO.
A Digital Helper + Assine Bem possui diversas ferramentas de implementação, dentre elas, a gestão de documentos. Ela permite uma melhor visualização de datas, período de assinatura e a organização por nome do assinante. Essa é a hora de investir no futuro.
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