Independentemente da empresa, o armazenamento de documentos deve ser simplificado da melhor maneira possível, para facilitar o acesso rápido e assertivo de qualquer informação. Isso pode ser uma tarefa difícil, principalmente quando há vários acumulados e desordenados. Contudo, é fundamental realizar essa organização e a digitalização é a forma mais eficiente.
Facilitar a administração dos documentos otimiza o dia a dia
Antes de converter os relatórios, entenda os motivos pelos quais essa administração efetiva é fundamental para o cotidiano empresarial. Segundo Carlos H. Mencaci, CEO da Assine Bem, esse é o primeiro passo para as instituições de sucesso. “Quem realmente quer aumentar o número de contratos, começa a digitalizar para não se tornar uma desordem e melhorar a experiência de todos os envolvidos com esse processo”, afirma.
Em busca de estratégias assertivas, a Assine Bem conta uma plataforma com backup periódico e computação em nuvem. Além do mais, a criptografia de ponta é uma grande vantagem, tornando todos os dados invioláveis para quem não possui acesso verdadeiro, por meio de hash ou token, por exemplo.
Com a digitalização e o mundo cada vez mais interconectado, dispor dessa ferramenta é um diferencial. Afinal, o líder sempre terá o arquivo salvo on-line para solicitar a assinatura de quem esteja em qualquer nação. “Isso adianta muito o dia a dia corporativo, agrega velocidade para processos de admissão de colaborador, rescisão, matrículas e rematrículas, etc”, exemplifica Mencaci.
4 dicas para facilitar a gestão de documentos da empresa
Pensando nessas táticas, Mencaci separou algumas dicas para melhorar a gestão e armazenamento de documentos no negócio, tanto on-line quanto físico. Confira:
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Cheque a temporalidade dos documentos:
Contrariando alguns acumuladores, nem tudo precisa ser guardado para sempre. Depois de uns anos, alguns tratados podem ser descartados para facilitar a entrada dos próximos, estimulando cada vez mais contratos. Assim, é preciso estar atento à validade de cada um deles. Com a Assine Bem, é possível acompanhar quanto tempo um contrato existe, qual sua duração e se todos os signatários já assinaram, por exemplo. Além disso, os arquivos on-line não envelhecem, são preservados em sua máxima integridade enquanto houver sistema.
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Organize uma política de uso dos documentos
Em geral, toda companhia já passou por isso e saiu como uma lição: é preciso padronizar processos para não ocorrer falhas por falta de informações pré-estabelecidas ou ruídos ainda indetectáveis. Nesse caso, criar regras e estabelecer uma política prévia para lidar com os títulos dispostos na instituição é essencial para manter uma boa organização. Com isso, a produtividade também tende a crescer. Segundo uma pesquisa da Forrester, ao utilizar a inovação, ganha-se 85% de rendimento.
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Envolva a equipe na administração
Também é necessário levar em conta o nível hierárquico da companhia, porém, todos os membros devem estar cientes dessas condutas. Isso porque os diferentes segmentos de uma organização produzem milhares de registros por ano, conforme suas demandas. Segundo um estudo da Ombud, com a assinatura digital são economizados em média 20 dólares por documento, inclusive, em seu arquivamento. De acordo com os números, essa redução de gastos é um trabalho em conjunto. Por isso, é essencial conscientizar todo o time.
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Utilize o software da Assine Bem
Com uma tecnologia inteligente, é possível encontrar qualquer referência em um clique. “Basta pesquisar pelo CPF e/ou dado básico do signatário para visualizar todos os documentos já assinados por ele”, comenta Mencaci. Além disso, também há uma otimização considerável na criação, envio e ajuste de qualquer relatório.
Por fim, de maneira geral, para quem ainda não tem essa tecnologia como diferencial, é preciso manter um profissional unicamente para planejar, executar e acompanhar o acúmulo de papéis nas mais diversas gavetas e pastas. Além de gastar com esses materiais, como envelopes, também se torna necessário investir em tintas e impressoras para continuar com as cópias. Nesse cenário, a assinatura digital veio revolucionar a realidade dos negócios.
Fonte: Carlos H. Mencaci, CEO da Assine Bem
Serviço: 4 dicas para otimizar o armazenamento dos documentos
