A atuação de colégios e universidades em geral tende a incluir tópicos burocráticos e de fácil confusão. Para tornar tudo isso mais prático, seguro e simples, o mundo tech existe com o propósito de ajudar na aprimoração desses métodos. Nesse contexto, a Assine Bem apresenta oportunidades únicas para seus clientes, com funcionalidades incríveis para diversas partes do local. Saiba mais agora!
Adicionar tecnologia na vida corporativa trás proveitos únicos
A automação de processos internos é uma necessidade cada vez mais evidente para instituições de ensino em todo o mundo, seja para otimizar a gestão ou oferecer uma experiência aprimorada, tanto para alunos quanto para colaboradores. Automatizar procedimentos pode proporcionar uma série de benefícios significativos ao ampliar a eficiência e a produtividade dos atendimentos.
Nesse sentido de assistência ao público, a Total IP oferece as melhores soluções tech, com a utilização de robôs, humanos, chat, voz e WhatsApp. A firma disponibiliza oportunidades para empresas modernas se aperfeiçoarem cada vez mais com inovação, por meio de operações realizadas com softwares específicos. “Existem diversos benefícios em promover uma integração dos sistemas. Um exemplo vem de maior tempo e recursos para focar em tarefas mais relevantes, a partir de uma execução rápida e precisa de atividades repetitivas", analisa Carlos Henrique Mencaci, CEO da Assine Bem.
Um dos maiores desafios enfrentados por processos manuais é a probabilidade de erros e retrabalho. A digitação incorreta de dados ou a omissão de informações são falhas comuns e podem ser evitadas com a ajuda da tecnologia. Isso reduz a chance de inexatidão, contribuindo para a precisão dos registros e relatórios e minimiza a necessidade de começar a demanda do zero novamente.
Ademais, junto da eficiência, há a promoção de outra vantagem competitiva: a economia de tempo e recursos. Esses são fatores chave para a Assine bem, a qual adiciona a diminuição de insumos nesta lista. “A melhor não ocorre somente com a produtividade no gerenciamento de arquivos e rubricas. Aqui, estamos falando sobre uma comodidade surreal de realizar todas as pendências com alguns cliques e acesso a internet, descartando malote, portador e serviços terceirizados adicionais de entrega. Pode-se estar na praia, congresso, festa ou reunião de ofício e, mesmo assim, assentir com algum termo com a maior facilidade, de qualquer lugar ou hora”, pontua o executivo”. A redução no uso de papel, impressão e outros recursos físicos também resulta em proveitos ambientais, alinhando a entidade com práticas sustentáveis.
Uma aprimoração na vivência do estudante
A melhoria na experiência do aluno é outro aspecto destacado, pois otimiza demandas importantes para eles, como matrículas, solicitação de documentos e inscrição em disciplinas, por exemplo. Esse tipo de simplificação proporciona maior conveniência, transparência e acesso rápido aos elementos necessários, garantindo uma vivência positiva para todos.
Ademais, há um impulsionamento na análise e tomada de decisão, pois é mais fácil realizar levantamentos baseados na coleta e armazenamento estruturado. Tudo isso, quando unido, possibilita uma geração de relatórios precisos e atualizados, facilitando o foco em determinadas estratégias. Desse modo, cria-se uma situação favorável ao planejamento de melhorias internas, identificação de tendências do momento e acompanhamento de desempenho em tempo real do trabalho.
Apesar da Assine Bem realizar um serviço totalmente flexível aos tipos de negócio, no caso de universidades e locais na área da educação, fazer matrículas e rúbricas de contratos de estágio é ágil, simples e totalmente digital, chamando a atenção de um jeito positivo. Com a opção dos modelos pré prontos de documentos, é viável criar, editar e enviar diversos templates para os usuários, clientes e parceiros, muito útil para atividades repetitivas. Além de criar certificados e solicitar o consentimento, pode-se associar a isso ao envio de determinadas declarações, criando assim, um arquivo único para cada signatário. Com isso, ganha-se uma agilidade significativa.
A partir de um sistema de arquivo e gerenciamento verificar e controlar a quantidade de escrituras enviadas para finalização, assim como cuidar da logística de prazos, notificar os loggins envolvidos e notificá-los por e-mail ou sms é tranquilo. No fim da demanda, se necessário, a alternativa de solicitação de visto para determinadas áreas encerrar é disponibilizada. Após a conclusão, realizar o download dos mesmos e salvar em um computador ou em plataformas diferentes também é viável. Nesse sentido, é interessante lembrar como a plataforma é responsiva, se adequando para uso em diversos dispositivos, seja computador, notebook, tablet, celular, etc.
Uma implantação assertiva faz toda a diferença
Realizar a inserção desse método em uma instituição de ensino depende do acompanhamento de algumas etapas. A primeira consiste em identificar as questões a serem automatizadas. Em seguida, é essencial mapear os fluxos de ofício e definir objetivos claros a respeito, orientando a seleção das ferramentas adequadas dentro do universo tech.
Esta é uma fase crucial, pois o apontamento das táticas certas é fundamental para o sucesso. Nesse contexto, softwares de gestão acadêmica, chatbots e até inovações como Inteligência Artificial podem ser consideradas, mas a assinatura e administração digital são indispensáveis se ter por perto, sempre levando em conta a integração com os sistemas já utilizados pelo ambiente. Outro ponto crucial é o treinamento dos colaboradores, pois é essencial fornecer o suporte adequado para todos estarem confortáveis com essa nova realidade e se adaptarem às mudanças. A razão disso vem do fato do engajamento e da capacitação da equipe serem imprescindíveis para o êxito final.
Por fim, a implementação deve ser realizada de forma gradual nas áreas relevantes, seguida de um monitoramento constante. Nesse sentido, não precisa ser inserida de maneira geral, tende, inclusive, a ser mais proveitoso e assertivo começar aos poucos, de um setor a outro. “É preciso estar sempre aberto para as modernizações as quais o mercado nos proporciona cada vez mais todos os dias. Uma atenção redobrada a isso, possíveis problemas e chances de melhoria contínua faz toda a diferença, mas, com uma união com a Assine Bem, nós ajudamos a manter essa atualização recorrente”, recomenda o especialista. Logo, a revisão periódica e a adaptação às modificações são cruciais para garantir a eficácia e o progresso contínuo.
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