Desde sempre, gestores e colaboradores buscam constantemente maneiras de otimizar os processos na vontade de atingir a tão sonhada e almejada alta performance. A tecnologia, nesse sentido, tem sido a maior e mais importante aliada nessa jornada dentro e fora das organizações. Com a assinatura digital, por exemplo, são obtidos ganhos nas mais diversas esferas. Entenda!
Evoluções da escrita ao decorrer da história
A escrita faz parte da história da humanidade. As grafias desde a época dos homens das cavernas atuou como peça fundamental para deixar registrado por centenas e até milhares de anos sobre a nossa passagem pela Terra. Seja a criação do alfabeto, a invenção do papiro, da celulose e etc., foram várias as revoluções responsáveis por permitir nossa perpetuidade através do tempo.
Com o desenvolvimento da sociedade como um todo, tratados e compromissos passaram a ser firmados além da forma oral: os papéis serviam como segurança e um modo de selar as relações. Até hoje, esse modelo é indispensável para garantir proteção para todas as partes envolvidas em uma negociação, por exemplo.
Milhões de possibilidades e aplicações para esse recurso
As aplicações são incontáveis. Seja no recrutamento e seleção, com a contratação e rescisão de talentos, por exemplo. Ou até mesmo com novos clientes e fornecedores. Prestações de serviços e outros também entram na lista extensa de possibilidades a partir desse tipo de documento.
Como parte essencial para selar esses compromissos, está a assinatura dos envolvidos. Há muitos anos, é feita à caneta e os arquivos são guardados com cuidado, até mesmo para não serem desgastados ou rasurados. Contudo, em meio a tantas evoluções do ser humano, veio uma inovação nesse processo: a possibilidade de validar a concordância com os termos de maneira virtual.
Pontos vantajosos para todos
Com a inovação, são trazidos diversos benefícios os quais quebram os padrões até então e fomentam , dentre outras coisas, a assertividade e a produtividade dentro das companhias. Justamente por isso, Paula Sino, gerente comercial da Assine Bem, destaca as cinco principais vantagens da assinatura digital. Veja:
1 - Redução de gastos
O primeiro ponto - e um dos cruciais, principalmente em momentos de maior instabilidade econômica, como o vivido atualmente - é a economia de dinheiro. “Nós sabemos como a situação ainda traz desafios hoje. Então, encontrar meios de facilitar as entregas e ainda assim enxugar gastos é imprescindível”, comenta Paula.
Esse feito é alcançado a partir da eliminação do uso das folhas sulfite, por exemplo. “Não é só isso. São gastos com tinta, manutenção da impressora, transporte da papelada e arquivamento. Somados, fazem muita diferença no orçamento e balanço das organizações”, diz.
2 - Otimização do tempo
Outro grande ponto beneficiado com essa solução é o aumento no rendimento geral. “É sempre bom usar como exemplo a admissão de estagiários, na qual são emitidas geralmente comumente quatro vias do contrato: do estudante, da empresa, da instituição de ensino e do agente de integração”.
No Nube - Núcleo Brasileiro de Estágios, por exemplo, utilizar a assinatura digital reduz o tempo para concluir esse processo, seja com as faculdades e escolas, com os candidatos ou até mesmo com a contratante. “Se precisarmos enviar a papelada para cada parte, ficará um procedimento caro e demorado sem a menor necessidade”, complementa a gerente.
3 - Sustentabilidade
Promover um desenvolvimento sustentável para a marca é essencial, seja por uma demanda dos próprios consumidores ou até mesmo pela urgência do tema para garantir um mundo melhor nos próximos anos. “Assim, práticas verdes são muito bem quistas e vistas em todos os cenários”, afirma Paula.
Ao eliminar o uso de folhas, o desmatamento é evitado. Além disso, eliminada a necessidade de fretes para os documentos, também é reduzida a emissão de gases poluentes na atmosfera. “Seja pelos correios, motoboys ou qualquer outra forma de envio, não é uma forma ecológica de chegar aos envolvidos. Em poucos cliques, pela Assine Bem, os arquivos são disparados por e-mail, SMS e até mesmo WhatsApp”.
4 - Agilidade nas negociações
Juntando todos os tópicos acima, fica fácil perceber a agilidade como um ponto extremamente positivo e alcançando quase de maneira involuntária. “É uma questão de simplicidade e praticidade. Não há porque ter um processo de assinatura levando 15 dias úteis, por exemplo”, garante.
O signatário só precisa estar conectado à Internet em um dispositivo inteligente, como os smartphones, notebooks, computadores e tablets. “A partir daí, as tratativas são aceleradas, beneficiando a todos”, continua a gerente.
5 - Segurança
A proteção dos dados é o principal objetivo da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais, a LGPD. A assinatura digital segue os padrões determinados nesse dispositivo legal. Além disso, os registros armazenados em nuvem são criptografados, garantindo a inviolabilidade das informações ali contidas.
“Vivemos em uma era de muitas vantagens e aproveitá-las é essencial. Sempre solicitamos a verificação de dados e identidade de quem assinará, até mesmo para garantir a autenticidade de todo o processo. Portanto, todos podem confiar e aproveitar os ganhos obtidos”, conclui Paula.
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