A assinatura digital trouxe a facilidade de uma gestão de documentos ainda mais assertiva. Conforme uma pesquisa da Signatureit, o tempo de resposta a um envio no método tradicional é de cinco dias. Em contrapartida, contando com a tecnologia, é possível atingir a marca de até 37 minutos. De acordo com a Ombud, há uma redução de 80% no intervalo de retorno com o tratado completo. Aqui, contar com uma plataforma para armazenar de forma categorizada e encontrar em segundos é uma grande estratégia.
Plataforma inteligente decola a gestão de documentos
Ainda,contar com backup periódico e armazenamento em nuvem, para ter a completa certeza de não perder nada dos dados do cliente, é uma ótima estratégia. “O gestor não precisa mais despender de metros quadrados para guardar e manter centenas de certificados. Basta buscar o CPF do signatário para achar qualquer material assinado por ele. Isso é uma otimização enorme do tempo, não só do colaborador, mas do cliente também”, pontua o CEO da Digital Helper + Assine Bem, Carlos H. Mencaci.
Ademais, várias pesquisas apontam como esse mecanismo é uma solução na economia de tempo. Para um levantamento da Forrester, são mais de 22 mil horas poupadas anualmente e a produtividade aumenta em 80%, também levando a uma redução média de 80% nos erros. Isso porque os ajustes e a catalogação ficam mais fáceis ao migrar para o on-line.
3 vantagens de contar com gestão digital
Existem vários benefícios em contar com uma gestão de documentos on-line. Veja:
1) Reduza gastos:
Ao administrar tudo virtualmente, torna-se desnecessário gastar com tintas, pastas, gavetas, armários e outros suportes para guardar os papéis. A partir disso, os custos são reduzidos de maneira expressiva e o espaço é melhor aproveitado para outras finalidades da instituição, assim como as verbas podem ser voltadas para favorecimentos mais específicos.
2) Salve em máxima integridade:
Outro benefício é manter todas as referências salvas com máxima integridade. Ou seja, as chances dos arquivos serem corrompidos e ficarem ilegíveis é mínima, basta contar com um sistema protegido e bem estruturado com criptografia de ponta. Assim, quando algum hacker tentar entrar no documento, só verá patamares de códigos tornando as informações secretas e garantindo a inviolabilidade. Afinal, esse é um método utilizado para codificar um texto. Logo, pessoas sem autorização não conseguirão ler ou alterar seu conteúdo.
3) Acesse onde e quando quiser
Segundo Mencaci, os certificados estão na palma da mão, o usuário pode usar tablet, celular ou computador. “O signatário recebe uma notificação por WhatsApp, e-mail ou SMS, e em um clique é redirecionado até a plataforma para preencher seus dados pessoais”, comenta Mencaci. Ou seja, desde a assinatura até o armazenamento, fica tudo em um só lugar.
Com a possibilidade de integração por API do WhatsApp, as vendas e a vivência de quem procura o negócio é elevada ainda mais. Isso porque, segundo uma pesquisa do Instituto QualiBest, 49% dos respondentes preferem o canal de mensagens instantâneas quando precisam entrar em contato com um empreendimento. Por isso, inserir essa tarefa em algo já rotineiro pode tornar sua resolução ainda mais acessível, aumentando a comodidade.
Fonte: Carlos H. Mencaci, CEO da Digital Helper + Assine Bem
Serviço: Gestão assertiva de documentos é foco em 2025
