A dinâmica de integração no mundo tem mudado cada vez mais, essa transformação se mantém em constante ampliação, principalmente, quando se trata de negócios e tecnologia. A partir dos avanços proporcionados, os processos também devem se adequar às tendências, pois não se trata apenas de modismos, mas de atualização. Como toda inovação supri uma dor da população, a assinatura digital não seria diferente. Então veja, nesta matéria, como utilizar esse recurso na sua organização pode melhorar o fluxo de atribuições e aumentar a produtividade.
O que é assinar digitalmente?
Ao contrário do senso comum, não se trata apenas de escrever seu nome em uma tela ou mesa digitalizadora. O procedimento é seguro e muito mais simples, pois não é necessário reproduzir a sua letra em uma superfície totalmente diferente, ou transitar o arquivo para várias plataformas. “O processo é atrelado a copiar a sua assinatura em um dispositivo, adicionar o escrito como uma foto ou colagem. Essa metodologia seria inacessível para alguns e não iria garantir nenhuma identificação, afinal, o desenho na tela pode ser feito por qualquer um, ele dificilmente segue um padrão e não costuma ser semelhante ao original”, elucida Paula Sino, gerente comercial da Assine Bem.
Contudo, o mecanismo pode ser usado por qualquer pessoa e em diversos aparelhos, como o celular, tablet ou computador. Tudo começa por meio de uma escritura já digital, o seu acesso é destinado para as pessoas envolvidas no arquivo, o qual é enviado por um link no WhatsApp, SMS ou e-mail. A seguir, basta entrar no endereço e realizar as etapas de verificação, para garantir a identidade do assinante e não comprometer a segurança do escrito. “Todo esse processo é aplicado dentro do sistema da Assine Bem, por isso, qualquer indivíduo pode usá-la, sem a necessidade de ter um meio específico, aplicativo ou outras exigências”, completa Paula.
Para quem se preocupa com a segurança de dados essa solução também é fundamental. Após a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD) entrar em vigor, em 2020, esse cuidado deixou de ser algo ético, mas se tornou uma obrigação legal para todas as organizações. “As informações pessoais dos indivíduos são uma mina de ouro na rede. Nesse sentido, quando são roubados, perdidos ou vendidos, é possível traçar o seu perfil de consumidor, aplicar golpes on-line, entre outros perigos presentes nesse universo”, alerta a gerente. Logo, a assinatura eletrônica prevê certos riscos e disponibiliza camadas de seguridade para cumprir com as exigências da lei e colocar a sua empresa em uma situação mais cômoda.
Afinal, quais os benefícios da assinatura digital para as organizações?
Segundo as noções disponibilizadas pelo Ministério da Economia, esse serviço iniciou com um pouco mais de 32 mil acessos, finalizando o ano passado com quase 705 mil assinaturas (em dezembro). Em 2022, o uso mensal seguiu uma crescente evolução, chegando em julho com mais de 1,6 milhão de acessos. O resultado de agosto superou em mais 27% o atingido no mês anterior.
Flexibilidade: a ferramenta permite fechar um negócio de qualquer lugar do mundo. Isso porque ela não tem um raio limite e tudo é feito a partir de uma conexão com a Internet. Logo, não é preciso marcar reuniões e encontros apenas para captar uma rubrica ou depender de meios externos de envio, como os correios.
Para exemplificar melhor, a representante da Assine Bem propõe uma situação hipotética, mas bem comum no ambiente corporativo. “Vale considerar um gestor, ele é responsável por muitas aprovações e assinaturas para disponibilizar algo dentro das operações. No entanto, está em uma viagem internacional ou algo distante da sede. Assim, surge uma tarefa importante a qual requere o seu visto final, mas o prazo é urgente. Enviar toda a papelada física para o seu destino e aguardar o seu retorno demoraria dias, até mesmo, semanas. Em situações como essa, é possível visualizar o seu potencial da solução, pois tudo é resolvido com simples cliques em minutos”, diz.
Organização: todos os documentos passíveis de assinatura podem ser colocados dentro da mesma solicitação, ou melhor, link. Dessa forma, o destinatário vê todas as suas atribuições e também consegue finalizá-las de uma só vez. Outra vantagem é conseguir ver quais indivíduos ainda não concluíram a etapa e cobrar a ação pontualmente.
Otimização de tempo: mesmo já citado anteriormente, o recurso não depende de outros meios para chegar até o assinante, apenas de uma rede. Então, não é preciso esperar ir e voltar em mãos para finalizar qualquer procedimento. Além disso, os mecanismos da plataforma permitem distribuir para diversos contatos de uma única vez, sem precisar fazer isso manualmente.
Economia: ao considerar a não utilização dos meios físicos, é reduzido uma grande quantidade de gastos com matéria prima e serviços de entrega, por exemplo. Ademais, não é necessário investir parte do orçamento com locais de armazenamento.
Segurança: vários montes de papéis e pastas são passíveis de perdas, estragos, envelhecimento, redução de qualidade e outras ocorrências aplicadas pelo tempo. Vale frisar também, a possibilidade de confusão de dados, pois muitos nomes são semelhantes e essa troca pode comprometer a integridade da corporação. Por fim, o funcionamento é adequado às determinações da LGPD para proteger seus clientes e deixá-los mais seguros de se vincularem à companhia.
Atualização: acrescentar recursos tecnológicos na rotina de trabalho é imprescindível atualmente. Isso porque a sociedade é imediatista e para resolver os protocolos com agilidade o capital humano precisa de uma ajuda extra. Nesse sentido, os softwares auxiliam em buscas em grandes bancos de dados, também conseguem marcar e organizar códigos de rastreamento e tags.
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