Com a pandemia, ficou muito evidente a necessidade de uma transformação digital nas empresas. Contudo, esse conceito vai além da adoção de tecnologias, pois exige uma nova mentalidade dos envolvidos para uma real mudança nos processos e adequação dos modelos de trabalho, inclusive, na coleta e análise de documentos, um ponto chave de qualquer organização. Sendo assim, entenda mais sobre o assunto e turbine o rendimento da equipe ao contar com a plataforma da Assine Bem!
A Assine Bem é aliada de operações de excelência com rapidez e assertividade, além de ser totalmente resguardada pela legislação
Uma coisa é certa, cada vez mais o usuário quer velocidade para resolver pendências, principalmente aquelas burocráticas, como fechar um contrato. Segundo uma pesquisa da Signatureit, a diferença de tempo tradicional para o da assinatura digital na obtenção dos tratados assinados é de cinco dias contra 37 minutos. Ou seja, a eficiência desse mecanismo é ressaltada pelas métricas!
Outro ponto essencial, com grande impacto no rendimento das equipes, é o gerenciamento dos arquivos. Em suma, essa questão sempre apresentou um trabalho considerável para o departamento de recursos humanos (RH). Com o isolamento social, tornou-se uma tarefa com muitos obstáculos, tendo em vista as impressões físicas.
Nesse cenário, as companhias começaram a investir em inovações como computação em nuvem, Big Data, Internet das Coisas e outras invenções. Mesmo com grande parte das marcas fazendo gestão manual de seus registros, o acúmulo imenso de papéis fica na mão de apenas uma ou duas pessoas, cabendo a elas processar e conferir cada item. Isso ocupa grande parte do expediente e pode gerar frustração por gastar horas procurando um registro sem ter a certeza se ele realmente existe ou onde está.
Consoante a Paula Sino, gerente comercial da Assine Bem, apesar de muitos gestores ficarem receosos com o uso do universo virtual aliado a operações delicadas, dadas as circunstâncias niveladas pelo vírus, tiveram de se adaptar a ele. “É preciso destacar o quanto as automações facilitam o dia a dia corporativo, pois otimizam procedimentos e retiram aquelas atividades repetitivas”, afirma. Conforme a Forrester, é possível notar uma melhoria de 85% na produtividade quando se adequa os procedimentos para o virtual.
Também é uma ótima pedida para quem está em home office, pois é um aporte com chances de mobilidade e resguardado por lei, previsto na Medida Provisória 2.200-2/2001, amparando a plataforma Assine Bem no artigo 10, § 2º. Veja:
“MEDIDA PROVISÓRIA No 2.200-2, DE 24 DE AGOSTO DE 2001
Art. 10. Consideram-se documentos públicos ou particulares, para todos os fins legais, os documentos eletrônicos de que trata esta Medida Provisória.
- 2º O disposto nesta Medida Provisória não obsta a utilização de outro meio de comprovação da autoria e integridade de documentos em forma eletrônica, inclusive os que utilizem certificados não emitidos pela ICP-Brasil, desde que admitido pelas partes como válido ou aceito pela pessoa a quem for oposto o documento”.
Ou seja, na Assine Bem, você tem uma solução fácil e intuitiva para solicitar e receber os seus relatórios, de uma maneira totalmente segura.
Descubra as vantagens de contar com uma gestão de documentos on-line para uma maior eficiência no dia a dia corporativo
Outro ponto: as práticas amadoras no setor de administração colocam a instituição mediante uma série de ameaças. “Isso porque alguns escritos, de dados pessoais, acabam passando na mão de muitos intermediários ou ficam armazenados de maneira inadequada em gavetas, sobre as mesas ou pastas esquecidas nos armários. Às vezes, pode infringir os princípios estabelecidos pela Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD)”, explica Paula.
Além disso, esse tipo de gestão também potencializa os negócios. Conforme o relatório “The International Association for Contract & Commercial Management” (IACCM), pode melhorar a lucratividade em até 9% da receita anual. Portanto, optar por essa condução eletrônica é uma decisão alinhada à nova dinâmica do mercado, de maneira competitiva.
Para melhorar, a plataforma da Assine Bem oferece vários proveitos. “É possível criar modelos de declarações, evitando erros humanos de digitação em cláusulas contratuais, rubricas em locais indevidos e aquela demora infinita para finalizar um processo. Isso descomplica o trabalho dos colaboradores e ainda oferece mais satisfação para o signatário”, explica a gerente comercial.
Ademais, também é possível integrar o sistema com outros já utilizados pela organização, seja com Excel ou qualquer outra página, por meio de uma API. Ou seja, eliminando etapas burocráticas, seu cliente tem um atendimento personalizado e ágil, oferecendo o bem-estar de assinar onde quiser e quando quiser.
Ainda, são enviadas notificações por meio do e-mail, SMS ou WhatsApp. Ao incluir o trâmite em tarefas rotineiras, a conclusão das assinaturas fica ainda mais fácil. Segundo dados do Instituto QualiBest, 49% dos respondentes preferem o aplicativo de mensagens instantâneas quando precisam entrar em contato com algum serviço ao consumidor (SAC). Ou seja, estar onde seu público te procura e gosta de falar, é a melhor estratégia.
Conheça mais benefícios de investir em uma inovação parceria das burocracias do seu negócio
Outro ganho diz respeito à sustentabilidade. Afinal, o ESG (Environmental, Social and Governance), é uma pauta cada vez mais discutida no meio empresarial, pois os investidores e utilizadores estão à procura de entidades comprometidas com as causas sociais. Assim, adaptar as metodologias corporativas, estimulando um comportamento mais verde, se tornou um diferencial perante a concorrência.
De acordo com o Google Trends, em 2021, o interesse pelo conceito atingiu seu nível mais alto em 16 anos. A procura foi quatro vezes maior se comparada com a média do ano passado e 13 vezes superior à de 2019. Portanto, saia na frente!
Ao contar com a Assine Bem, a sua empresa só tem a lucrar, pois você economiza tempo, aumenta a produtividade e alavanca a receita, tudo isso com mais agilidade. Para entender na prática como funciona essa modernização, faça um teste grátis! Além disso, conheça nossos planos exclusivos e personalizados de acordo com a demanda do seu negócio. Por fim, se possui dúvidas ou quer conhecer mais vantagens da assinatura digital, fale conosco! Será um prazer atendê-lo e guiá-lo para esse mundo de sucesso!
