Gastos com papel, impressão, armazenamento e serviços de transporte para entrega e devolução de contratos, todos esses pontos estão na conta de quem utiliza o método tradicional de assinatura. Segundo um levantamento da Sambatech, 85% das empresas ainda não possuem iniciativas em transformação digital, mas já perceberam o quanto é importante se atentar no assunto. Concomitantemente, 76,2% das companhias já estão desenvolvendo e implementando estratégias para tornar suas operações mais tecnológicas. Nesse cenário, onde seu negócio se encontra?
Entenda tudo sobre a assinatura digital e esteja por dentro do assunto!
Responsável por apresentar inúmeras vantagens para facilitar a rotina das corporações pelo mundo, com mais praticidade e agilidade, a assinatura digital vem ganhando espaço gradativamente. Embora tenha validade pela legislação brasileira há duas décadas, somente com a pandemia seu procedimento se tornou uma febre, mediante os protocolos de segurança.
Em geral, essa prática é completamente virtual, desde a criação, os ajustes no conteúdo, a definição de quem assinará, para onde as cópias irão, entre outras etapas. Esse processo corresponde a uma identificação eletrônica, com validade jurídica e titularidade, correspondendo ao indivíduo ou empreendimento para qual foi emitida.
Durante o desenvolvimento da tecnologia, diversas conclusões já foram publicadas pela justiça. “Antigamente, para ser aceita legalmente, era necessário a utilização do ICP Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira). Contudo, recentemente, essa obrigatoriedade foi abolida e passou a se aceitar certificados privados. Dessa forma, assinar digitalmente se tornou ainda mais fácil”, afirma Paula Sino.
A partir disso, basta o signatário passar por alguns patamares de segurança, identificando seus dados pessoais e demais informações para então concluir o trâmite, sem nenhum custo extra, como autenticação em cartório. De acordo com um estudo da Signatureit, há uma economia total entre 55% a 78% para as organizações adeptas desse método. Esse número leva em consideração diversos custos, desde o armazenamento até o transporte.
A assinatura digital é aliada de negócios de sucesso! Quem quer aumentar a receita e satisfazer os clientes, investe em inovação!
Em suma, o principal objetivo dessa modernidade é validar uma declaração de maneira rápida e segura, sem a necessidade de usar papel e caneta, bem como pastas, tintas e demais materiais físicos. Ademais, com a sua popularização, cada vez mais esse recurso pode ser utilizado, como em transações legais e comerciais, documentos oficiais do governo, assuntos confidenciais, contratos de estágio, entre outros.
Inclusive, utilizar a plataforma da Assine Bem é um diferencial para o Nube - Núcleo Brasileiro de Estágios. Afinal, anualmente são acordados mais de 250 mil Termos de Compromisso de Estágio (TCE) e as cópias são distribuídas virtualmente para estudantes, contratantes e instituições de ensino. Imagine enviar esse número extenso de papéis, dificultaria a assertividade e velocidade em qualquer burocracia.
Entre as principais características dessa inovação está a praticidade! Além disso, ela pode ser norteada por três princípios básicos: autenticidade, integridade e o não repúdio. O primeiro diz respeito à confirmação da assinatura, de modo a comprovar sua total validade. O segundo trata-se da impossibilidade de alteração na mensagem. Fisicamente, isso seria irreal, tendo em vista a exposição constante a fenômenos naturais, como a poeira ou traças. Por último refere-se a incapacidade do remetente de negar a sua participação na mensagem.
“Todos os certificados ficam guardados com muita segurança, protegidos por criptografia de ponta e apenas as pessoas cadastradas conseguem visualizar os conteúdos”, expõe Paula. Ou seja, além de resguardar contra ações do ecossistema, como fogo, você também fica despreocupado quanto às investidas virtuais. Com o aumento do ciberataque, contar com uma plataforma totalmente confiável é essencial para depositar os dados pessoais de seus clientes.
Conheça algumas das vantagens de contar com a assinatura digital na sua operação!
É possível elencar inúmeras vantagens de ter a Assine Bem como parceira das suas negociações. Entretanto, visando trazer luz a esses ganhos, elencamos alguns dos principais benefícios de contar com a assinatura digital na sua operação. Confira:
- Gestão e armazenamento assertivo:
Armazenar os certificados físicos exige cuidado e uma gestão muito eficiente. Quando pensamos em guardar apenas uma folha, parece uma tarefa fácil. Entretanto, imagine ao longo dos dias, dos meses e dos anos, quando acumuladas se tornam um bloco de difícil manuseio. Além de um grande espaço físico, é preciso despender muitos materiais para tentar conservar as referências, como pastas, armários, clipes e grampos, entre outros. Atrelados a esses custos operacionais, também temos os riscos de multas por má preservação, pois muitas das vezes o ambiente pode não ser ideal e se tornar prejudicial ao longo do tempo.
Com o sistema da Assine Bem, você possui uma administração mais assertiva, os arquivos ficam salvo em nuvem e com um backup diário, dessa forma, você não perde nenhum dado. “É possível separar os arquivos por etiquetas coloridas, por exemplo. Além disso, se precisar encontrar um único contrato, você pode digitar o nome do signatário ou seu CPF e pronto! Em questão de segundos, está tudo na sua tela”, ressalta Paula.
- Tempo é dinheiro:
Como já diz o velho ditado: “tempo é dinheiro”. Portanto, as horas gastas no trâmite de entrega e devolução de folhas assinadas pode ser substituída facilmente por meio eletrônico. Assim, você ganha minutos criando o documento, se precisar arrumar alguma informação é muito simples e não há necessidade de imprimir novamente, afinal, as cópias também são distribuídas totalmente on-line.
Além do mais, a diferença dos segundos do método tradicional para o virtual é de aproximadamente cinco dias contra 37 minutos para obter o relatório assinado. Para a Ombud, há uma redução de 80% no tempo de espera. Dados da Forrester também comprovam: são economizadas 22 mil horas para aquelas companhias adeptas desse sistema.
Por fim, quer saber como a assinatura digital pode revolucionar sua operação e aprimorar suas metodologias? Fale conosco! Será um prazer atendê-lo! Além disso, temos planos exclusivos e personalizados para as suas demandas, encontre o ideal para você! Enfim, se quiser entender na prática como essa modernidade funciona, faça um teste grátis!
