Uma coisa é fato: a Internet mudou completamente a forma como o ser humano se relaciona e realiza as suas ocupações. Apesar de ser validada há mais de 20 anos, só após o uso intensificado da web, consequência da pandemia, a assinatura digital ganhou espaço. Desde então, acompanhamos o surgimento de novas legislações para regulamentar os ambientes virtuais, como a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais) e essa inovação não ficou para trás. Nesta matéria, entenda melhor como funciona nossa plataforma e conheça suas vantagens para otimizar a sua operação.
Afinal, o que é a assinatura digital?
Em primeira instância, ela funciona como uma assinatura de próprio punho. Para Paula Sino, gerente comercial da Assine Bem, “é uma tecnologia apoiada na criptografia e vinculada a um certificado digital. Recentemente, a justiça liberou sua validação sem o ICP- Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras). Agora, ficou ainda mais fácil usar dessa inovação”, pontua.
Com esse mecanismo, a sua empresa elimina o processo manual de coleta de rubricas, a remessa física dos documentos se torna desnecessária, o reconhecimento de firma também passa a ser dispensável e a gestão dos tratados é facilitada e ganha em rapidez. Em suma: há uma redução de custos expressiva.
Segundo um levantamento da Ombud, há uma economia média de 20 dólares em cada uma das declarações para quem é adepto dessa funcionalidade. Além disso, dados da Signatureit mostraram: a diferença de tempo tradicional para a eletrônica é de 37 minutos contra cinco dias para conseguir todos os campos completos e prontos para serem autenticados.
“O melhor de tudo: essa modernidade é completamente segura, pois utiliza inúmeros códigos impedindo qualquer invasão. Apenas o dono ou os demais envolvidos são capazes de acessar o tratado”, revela Paula. Ou seja, é um método confiável de resguardar aquelas informações necessárias, de modo a conservá-las em máxima integridade e preservação.
Para que serve a assinatura digital?
A inovação possui diversas aplicações e todas derivam da sua finalidade principal: a autenticação de titularidade de uma operação virtual. “Isso sem gastar minutos tentando caprichar na letra em um PDF, por exemplo. Basta apenas preencher os próprios dados e pronto!”, explica Paula. Dentre as maneiras de usá-la, é possível destacar:
- Assinatura de contratos
Vale ressaltar: não há necessidade de presença física, ou seja, de qualquer canto do mundo e horário do dia, é possível fechar um contrato. Independentemente da localização das partes, fica ainda mais simples completar uma venda. Além disso, os custos são reduzidos, pois dispensa a utilização do papel, impressões, deslocamento e qualquer trâmite em cartório.
- Procurações e processos judiciais
Ela também é útil para validar procurações e processos judiciais, afinal, todos contam com a sua confiabilidade. Outros documentos também se beneficiam, tais como laudos, relatórios, mandatos, petições, propostas e apólices de seguros. Inclusive, é muito empregada para legitimar o Seguro Contra Acidentes Pessoais, presente em todo TCE (Termo de Compromisso de Estágio).
- Declarações fiscais
Burocracias anuais da mesma forma podem utilizar das vantagens desse sistema. Ele corrobora para finalizar declarações fiscais, como imposto de renda, feito juntamente ao sistema da Receita Federal. Novamente, entre os proveitos estão a otimização de tempo e insumos, bem como, a garantia de segurança no processo desde o princípio.
Como funciona uma assinatura digital?
Primeiramente, o recurso facilita a gestão de diversos tratados, como exemplificado. Entretanto, registros trabalhistas, rescisões e matrículas em instituições de ensino também são algumas das inúmeras possibilidades. “O principal proveito é a rapidez e praticidade reconhecida desde o primeiro passo do procedimento”, afirma a gerente comercial da Assine Bem.
Em poucos cliques, o signatário é redirecionado para a plataforma, seja por meio de uma notificação via e-mail, SMS ou mesmo WhatsApp. Conforme uma pesquisa do Instituto QualiBest, 49% dos consumidores preferem o aplicativo de mensagens instantâneas quando precisam entrar em contato com o atendimento de uma corporação. Logo, é melhor estar onde seu público mais procura por você, para não perder nenhuma chance e também não se tornar obsoleto diante da concorrência.
Enfim, após adentrar no sistema, o signatário confirma seus dados pessoais, tudo dentro da LGPD, valida sua assinatura e finaliza o processo. Quer entender na prática como funciona? Faça um teste gratuito! Assim, você consegue compreender empiricamente como essa tecnologia pode tornar o seu negócio mais competitivo.
Conheça nossos planos exclusivos e personalizados
Ainda, temos planos exclusivos para contemplar sua demanda. Conheça-os! Cada um deles têm uma particularidade. Por exemplo, com o “Inicial”, você pode comunicar os envolvidos por canais integrados e agendar as principais referências dos assinantes mais recorrentes, para simplificar e agilizar quando precisar disparar algo.
Já o “Plus” oferece mais funcionalidades, como a ordenação das assinaturas. Assim, você consegue determinar o primeiro e também o último indivíduo a firmar o acordo. Ademais, é possível ter o visto jurídico e outros, desse modo, outrem válida antes da assinatura. Quanto à agregação, também inclui o Excel, conciliando uma planilha de contatos com o seu envio. Enfim, as permissões de acesso promovem a configuração de quem pode editar o arquivo, seja por usuário, grupo ou administrador.
Por fim, com o “Premium” você tem todas essas soluções e ainda mais, como modelos para padronizar seus documentos, customizações, fluxos com trilhas assertivas e personalizadas conforme as necessidades da sua operação. Também há a chance de capturar dados e anexos preenchidos pelos comprometidos, assim como ter suporte prioritário da nossa equipe a qualquer instante, independentemente do seu desafio.
Portanto, com tantas oportunidades, esse é o momento de aprimorar as suas negociações, enquanto economiza em subsídios, aumenta a produtividade do time e ainda é sustentável mediante ao planeta. Descubra mais vantagens dessa modernidade e se aprofunde no assunto para descobrir como ela pode ser um diferencial para a sua organização.
Para terminar, se você possui dúvidas ou mesmo quer compreender mais proveitos e funcionalidades, entre em contato conosco! Será um prazer atendê-lo para mostrar o quanto a tecnologia pode ser aliada do crescimento da sua instituição.
