Embora exista há quase duas décadas, a assinatura digital teve seu uso intensificado por causa da pandemia, tendo em vista a necessidade de seguir os protocolos de segurança. Segundo dados do Instituto Nacional de Tecnologia da Informação, o setor cresceu 10% em 2020 e atingiu o recorde de mais de seis milhões de certificados digitais emitidos em um mesmo ano. Sendo assim, conheça essa modernidade, entenda como funciona e implemente-a para otimizar as vendas do seu negócio.
Empresas em constante expansão utilizam a assinatura digital
Atualmente, o número de assinantes digitais aumentou e a ferramenta tornou-se uma realidade na rotina de muitos escritórios. Sobretudo, para as empresas dependentes da constante liberação de documentos para clientes e parceiros de negócios, como o Nube. A companhia utiliza esse método para mais de 250 mil contratos anuais e faz uso da plataforma da Assine Bem para facilitar essa gestão. Um verdadeiro case de sucesso.
Nesse cenário, visto em grande escala, contar com as facilidades dessa modernidade faz toda a diferença para otimizar o dia a dia corporativo. Conforme uma pesquisa realizada pela PwC, os gestores de empresas perdem, em média, uma a cada doze horas de trabalho procurando por informações armazenadas em papel.
Além disso, nas instituições analógicas, os tratados são fotocopiados, em média, 19 vezes, quando cerca de 40% delas são desnecessárias. Com a Assine Bem, além de eliminar a utilização de papel, um ponto a mais no ESG (Environmental, Social and Governance), você também usufrui da facilidade de encontrar qualquer referência em segundos.
Em suma, Paula Sino, gerente comercial da Assine Bem, explica: “a assinatura digital é um método com diferentes recursos de criptografia de ponta a ponta, para proteger e conferir maior segurança na emissão dos certificados”. Com a expansão virtual, a predisposição da migração desses processos para o on-line se tornou essencial e cada vez mais comum.
Portanto, a ferramenta permite validar da mesma maneira se comparada com a rubrica de próprio punho. Entretanto, sem toda aquela burocracia, como autenticar em cartório, deslocar a impressão até o destinatário, gastar com tintas e papel, entre outros pontos nos quais é possível reconhecer diversos benefícios desse sistema.
Qual a importância da assinatura digital?
Estamos em um mundo cada vez mais conectado, consequência de uma globalização gradativa. Sendo assim, imagine enviar, por correios, um formulário para a China? Ou mesmo para a Itália? Provavelmente, seria gasto muito mais capital, tempo e até poderia resultar em uma dor de cabeça, se comparado com a praticidade da assinatura digital.
Certamente, essa opção traz benefícios significativos para a rotina empresarial. Além disso, ainda facilita a organização, planejamento, o fluxo de trabalho e possibilita o monitoramento de prazos para a liberação dos tratados. Bem como, outro aspecto relevante é a redução de riscos de extravios e perdas de dados importantes. “Como tudo é feito on-line, desde o princípio, os arquivos são mantidos em máxima integridade. Inclusive, são resguardados de fenômenos naturais, como o fogo e a poeira”, ressalta Paula.
Também é preciso destacar a possibilidade de reduzir trâmites administrativos nos processos, assim como a capacidade de melhorar o relacionamento com o cliente e fornecedores, transpassando menos ruído nessa conexão. “Com a Assine Bem, o usuário pode assinar de qualquer lugar e a qualquer momento, pois, com apenas alguns cliques, em questão de segundos já está tudo preenchido”, afirma a gerente comercial.
De acordo com um levantamento do Instituto QualiBest, 49% dos internautas preferem o WhatsApp quando precisam entrar em contato com o serviço ao consumidor de algum negócio. “A nossa plataforma é integrada com muitos outros sistemas. Por exemplo, para alguém ter acesso ao documento e ser direcionado para a plataforma, são enviadas notificações por SMS, e-mail ou WhatsApp”, expõe Paula. É imprescindível estar presente onde o público mais procura a sua marca.
Conheça alguns benefícios da assinatura digital
Embora muitas vantagens de utilizar essa metodologia já tenham sido expostas, ainda é possível elencar inúmeras. Afinal, contar com essa tecnologia tão indispensável no cotidiano corporativo resulta em um aprimoramento de procedimentos internos, aumento de produtividade dos colaboradores, otimização das horas dos envolvidos e, ainda, possibilita uma maior facilidade para obter o documento final totalmente preenchido. Todavia, conheça alguns proveitos da assinatura digital.
- Redução de custos:
Como tudo é feito por meios informatizados, usar essa modalidade proporciona a redução de despesas em vários aspectos. Além de economizar tempo por não precisar ir em cartórios homologar a documentação, essa modernidade também dispensa a necessidade de caixas-arquivos, papéis, impressoras, cartuchos, pastas, tintas e outros insumos relacionados a cada área profissional. Logo, isso também implica na diminuição de gastos com materiais de limpeza, água, energia elétrica e até mesmo aluguéis de espaços físicos.
Conforme uma pesquisa da Ombud, há uma contenção de aproximadamente 20 dólares por documento após adotar essa ferramenta. Os dados da Signatureit também comprovam uma redução nos custos, perpassando de 55% a 78% se for levado em conta a administração, transporte, material utilizado, entre outros.
- Otimização de processos:
A partir da implementação desse mecanismo, é possível notar, logo de cara, os resultados positivos quanto ao fluxo de trabalho. Afinal, melhora-se bastante a eficiência das atividades e das operações de rotina. Segundo um relatório da Forrester, ganha-se 85% em produtividade dos colaboradores. Isso porque evita desenvolvimentos manuais, reimpressão caso aconteça algum erro, bem como a procura por uma referência específica.
Ademais, a pesquisa da Signatureit também mostrou: o tempo tradicional contra o originado da assinatura digital é de 5 dias versus 37 minutos para completar um documento. Ou seja, seguindo o ditado “tempo é dinheiro”, com a Assine Bem, você lucra muito mais.
Por fim, com a assinatura digital, você moderniza a sua operação enquanto investe em sustentabilidade, aumenta o rendimento dos envolvidos e ainda economiza, tanto em minutos quanto em investimento. Portanto, se quer conhecer mais benefícios dessa inovação, fale conosco! Além disso, também possuímos planos exclusivos e personalizados de acordo com as demandas do seu negócio. Entretanto, para conhecer na prática como a plataforma funciona, faça um teste grátis!
