É certo como uma gestão de documentos inteligente é capaz de acelerar todos os processos de uma empresa. Além de uma assinatura digital, o armazenamento on-line melhora a produtividade e aumenta os lucros. Isso porque não há necessidade de despender horas procurando um arquivo, basta digitar o nome do signatário ou CPF para encontrar em segundos. Por isso, contar com uma plataforma assertiva, com back-up, 100% dentro da LGPD e com criptografia de ponta é uma das melhores estratégias para organizações de qualquer segmento.
O que esperar de uma plataforma de gestão de documentos?
Como citado, o backup periódico e o armazenamento em nuvem são pontos essenciais para se ter atenção. Dessa forma, se tem a completa certeza de não perder nada dos dados do consumidor, tudo isso sem gastar os gigabytes internos da máquina na hospedagem.
Outro benefício é o espaço físico. “O gestor não precisa mais despender de metros quadrados para guardar e manter centenas de certificados. Na hora de procurar qualquer documento, você encontra em segundos, sem poeira ou traças. Isso é uma otimização enorme do tempo, não só do colaborador, mas do cliente também”, pontua o CEO da Digital Helper + Assine Bem, Carlos H. Mencaci.
Para um levantamento da Forrester, são mais de 22 mil horas poupadas anualmente e a produtividade aumenta em 80%, também levando a uma redução média de 80% nos erros. Isso porque os ajustes e a catalogação ficam mais fáceis ao migrar para o on-line. Sem contar a segurança contra imprevistos, como incêndios, por exemplo.
4 vantagens de contar com a gestão digital
Existem vários benefícios em contar com uma gestão de documentos on-line. Veja:
1) Reduza gastos:
Ao administrar tudo virtualmente, torna-se desnecessário gastar com tintas, pastas, gavetas, armários e outros suportes para guardar os papéis. A partir disso, os custos são reduzidos de maneira expressiva e o espaço é melhor aproveitado para outras finalidades da instituição, assim como as verbas podem ser voltadas para favorecimentos mais específicos.
2) Salve em máxima integridade:
Outro benefício é manter todas as referências salvas com máxima integridade. Ou seja, as chances dos arquivos serem corrompidos e ficarem ilegíveis é mínima, basta contar com um sistema protegido e bem estruturado com criptografia de ponta.
Assim, quando algum hacker tentar entrar no documento, só verá patamares de códigos tornando as informações secretas e garantindo a inviolabilidade. Afinal, esse é um método utilizado para codificar um texto. Logo, pessoas sem autorização não conseguirão ler ou alterar seu conteúdo.
3) Aposte em sustentabilidade
Cada vez mais em pauta, o ESG (Environmental, Social and Governance) se mostra indispensável para qualquer negócio. Inclusive, investidores procuram quem apoie e tenha ações voltadas para a sustentabilidade. Nessa realidade, armazenar e gerir tudo digitalmente evita a poluição do deslocamento, como vazamento de CO², por exemplo, além de milhares de papéis provenientes do desmatamento das árvores.
4) Acesse onde e quando quiser
Segundo Mencaci, os certificados estão na palma da mão, o usuário pode usar tablet, celular ou computador. “O signatário recebe uma notificação por WhatsApp, e-mail ou SMS, e em um clique é redirecionado até a plataforma para preencher seus dados pessoais”, comenta Mencaci. Ou seja, desde a assinatura até o armazenamento, fica tudo em um só lugar.
Com a possibilidade de integração por API do WhatsApp, as vendas e a vivência de quem procura o negócio é elevada ainda mais. Isso porque, segundo uma pesquisa do Instituto QualiBest, 49% dos respondentes preferem o canal de mensagens instantâneas quando precisam entrar em contato com um empreendimento. Por isso, inserir essa tarefa em algo já rotineiro pode tornar sua resolução ainda mais acessível, aumentando a comodidade.
Nesse sentido, contar com a Assine Bem é ter a certeza de alavancar os resultados e contar com segurança em todo o processo. Sendo assim, se quer entender a fundo como funciona nossa plataforma de gestão e assinatura digital, teste grátis e fale conosco, inclusive pelo WhatsApp ou Tel: (11) 3514-9396.
