Devido à evolução tecnológica constante, processos como a rubrica de documentos também se atualizaram. A transferência da validação para o ambiente on-line é uma tendência nas empresas com praticidade, segurança e inovação. Então veja, nesta matéria, como o sistema de assinatura digital pode transformar os negócios em 2025!
O que é assinatura digital?
É a rubrica de um documento por meios eletrônicos, ou seja, funciona de maneira similar a assinatura manuscrita, mas feita em dispositivos como o celular, computador, tablet, entre outros. “Essa tecnologia foi desenvolvida uma tecnologia aplicada para garantir a autenticidade, integridade e validade jurídica de arquivos digitais”, comenta Carlos Henrique Mencaci, CEO da Digital Helper + Assine Bem.
Como a assinatura digital funciona?
O procedimento é bem simples! Segundo Mencaci, basta utilizar uma plataforma, como a da Assine Bem. Após a escolha, selecione qual tipo de documentação precisa ser validada, como um contrato de venda. Depois, basta fazer o upload desse arquivo no site. Ali, você seleciona quais campos do escrito precisam de preenchimento e, em seguida, adiciona o e-mail e demais dados do assinante. Com esses passos, o “papel” segue para o seu destinatário na forma de um link via WhatsApp ou outro canal. Ele pode acessar, confirmar sua identidade e concluir com a firma.
Como o uso do sistema de assinatura digital impacta as empresas?
Segundo dados da empresa de pesquisas norte-americana Forrester Research, ela impacta positivamente na dinâmica das empresas. Estima-se uma redução média de 80% no tempo de resposta em relação ao procedimento manual, 80% de diminuição média de erros e 85% de melhoria de produtividade. Nesse sentido, Mencaci, também reforça cinco vantagens de aplicar essa ferramenta no dia a dia:
Flexibilidade: o uso da Internet permite formalizar as papeladas de qualquer lugar do mundo. Logo, não é preciso marcar reuniões e encontros apenas para captar uma rubrica ou depender de meios externos de envio, como os correios. Basta enviar um link por meio de aplicativos de mensageria.
Organização: todos os documentos passíveis de assinatura podem ser colocados dentro da mesma solicitação, ou melhor, link. Dessa forma, o destinatário vê todas as suas atribuições e também consegue finalizá-las de uma só vez. Outra vantagem é conseguir ver quais indivíduos ainda não concluíram a etapa e cobrar uma ação pontualmente.
Otimização de tempo: mesmo já citado anteriormente, o recurso não depende de outros meios para chegar até o assinante, apenas de uma rede. Então, não é preciso esperar ir e voltar em mãos para finalizar qualquer procedimento. “Quando a atividade chega direto no celular, como uma notificação, o destinatário já finaliza o procedimento rapidamente, pois a conclusão da tarefa é uma mensagem a ser respondida”, acrescenta o executivo.
Economia: ao considerar a não utilização dos meios físicos, é reduzido uma grande quantidade de gastos com matéria prima e serviços de entrega, por exemplo. Ademais, não é necessário investir parte do orçamento com locais de armazenamento.
Segurança: vários montes de papéis e pastas são passíveis de perdas, estragos, envelhecimento, redução de qualidade e outras ocorrências aplicadas pelo tempo. Vale frisar também, a possibilidade de confusão de dados, pois muitos nomes são semelhantes e essa troca pode comprometer a integridade da corporação. Por fim, o funcionamento é adequado às determinações da LGPD - Lei Geral de Proteção de Dados, para proteger seus clientes e deixá-los mais seguros de se vincularem à companhia.
Para saber mais sobre as funcionalidades da Assinatura Digital, visite o nosso site e entre em contato com nossa equipe comercial para uma demonstração completa. Aproveite também o nosso período de teste gratuito para experimentar as vantagens sem compromisso.
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