Dentro de uma organização, independentemente da área de atuação, existem processos envolvendo inúmeros arquivos, assinaturas e outros procedimentos os quais exigem certa confiabilidade e segurança. No entanto, com a expansão do uso do ambiente virtual para inúmeras ações, inclusive trabalho, esses processos também precisaram passar por uma atualização. Dessa forma, a assinatura digital e a gestão de documentos tornaram-se soluções indispensáveis para o dia a dia corporativo ficar cada vez melhor. Então veja, nesta matéria, as vantagens de integrar a sua entidade a plataforma da Assine Bem.
A era digital exige a atualização de processos para atrair clientes e colaboradores
Atualmente, ser digital deixou de ser um diferencial e se tornou uma medida indispensável para manter as companhias em destaque. “Estamos vivendo a quarta revolução industrial, dessa forma, todas as inovações são planejadas com a aplicação da tecnologia. Trata-se de uma era projetada para ascender a automação comercial, inteligência artificial e outros recursos cada vez mais aplicáveis na rotina corporativa, acadêmica e, até mesmo, pessoal”, elucida Carlos Henrique Mencaci, CEO da Assine Bem.
Dessa maneira, o investimento nessas criações apenas começou, onde conforme a análise da McKinsey Global Institute, eles poderão gerar até US$ 11 trilhões em crescimento econômico global até 2025. “Não se trata apenas de aderir tendências. Montar estratégias em volta dos recursos digitais aprimora a dinâmica interna e externa de qualquer instituição com a visão de crescimento”, reforça o empresário.
O nível de conhecimento sobre esses aspectos e a presença deles na gestão, determina a capacidade da instituição em captar os melhores talentos e transformá-los em um bom acolhimento e desenvolvimento dos nomes no mercado. “Toda aplicação, quando planejada corretamente, tende a trazer um retorno positivo. Dessa maneira, acrescentar os mecanismos para digitalizar a gestão da corporação, por exemplo, não significa trazer todos artifícios listados como tendência, mas sim, analisar mudanças pontuais. A partir disso, os colaboradores ganham uma atmosfera melhor para contribuir e acolher o público. Isso consequentemente se torna uma via para o crescimento e melhoria da marca”, analisa o executivo.
Veja mais informações sobre a Assinatura Digital e a Gestão de Documentos
Assinatura Digital: tudo começa por meio de um arquivo on-line, o seu acesso é destinado para as pessoas envolvidas na escritura. Esse, por sua vez, é enviado para os destinatários por meio de um link no WhatsApp, SMS ou e-mail. A seguir, basta entrar no endereço e realizar as etapas de verificação, para garantir a identidade do assinante e não comprometer a seguridade dos elementos envolvidos. Depois do registro completo, o solicitante também consegue acompanhar o status da documentação. Por fim, tudo fica validado e pode ser conferido por um QR Code. “Não se trata de reproduzir o nome na tela de um dispositivo, ou apenas tirar uma foto do papel assinado, pois essas alternativas não são válidas legalmente ou garante autenticidade”, orienta Mencaci.
Gestão de Documentos: eliminar o uso excessivo de papel pode ser identificado como um dos passos iniciais rumo à digitalização da organização. Afinal, quando todos os registros referentes à empresa e aos clientes são impressos, o acesso fica restrito ao formato físico. Essa ferramenta foi concebida levando em consideração esse ponto. É uma maneira eficaz e ordenada de migrar os arquivos para uma plataforma digital. Além das vantagens na dinâmica corporativa, o sistema oferece modelos de registros predefinidos, prontos para serem completados, enviados e assinados. "Todos os itens podem ser categorizados e posteriormente identificados por meio de tags, nomes, datas e títulos", acrescenta o Diretor Executivo.
Entenda como o investimento em tecnologia pode fazer a diferença
A adoção de alguns recursos, como a rubrica eletrônica e um sistema para gerir os arquivos de uma empresa, como a Assine Bem, consegue melhorar os desenvolver alguns aspectos essenciais nos dias de hoje. Sendo assim, o CEO lista cinco melhorias alcançadas por meio dessa integração. Confira:
Ganho de agilidade e eficiência: a assinatura digital elimina a necessidade de impressão, escaneamento e envio físico de documentos, agilizando o processo da firma. Isso resulta em ciclos de aprovação mais curtos e maior eficiência nas operações, como a contratação de colaboradores, fechamento de parceria e demais negócios.
Redução de custos: ao reduzir ou até mesmo excluir do orçamento os custos associados a papel, impressão, transporte e armazenamento físico de escrituras, as empresas podem economizar consideravelmente. Além disso, o tempo gasto antes em algumas ações também deve ser levado em conta, pois pode agregar na produtividade dos funcionários e no alcance dos objetivos mais rapidamente.
Aumento da produtividade: a gestão de documentos digitais permite um acesso mais rápido e fácil aos arquivos, eliminando a necessidade de busca manual. Isso aumenta a disposição da equipe. Afinal, agora, eles podem concentrar mais tempo em tarefas relevantes em vez de lidar com a organização e procura da papelada.
Rastreabilidade e segurança: esses elementos integrados ao sistema de uma companhia oferecem trilhas de auditoria detalhadas, permitindo rastrear quem acessou ou modificou um arquivo e quando isso ocorreu. Além disso, sistemas de segurança podem ser implementados para proteger informações confidenciais. “Na Assine Bem, existe o uso da criptografia de ponta. Como também ficam salvos demais informações das máquinas utilizadas no meio do procedimento, como o IP. Por fim, existe a chance do solicitante escolher o grau de identificação para acessar o local com o arquivo”, orienta o executivo.
Sustentabilidade e responsabilidade ambiental: a redução do uso de papel e recursos físicos contribui para uma postura mais sustentável por parte das organizações com essa aplicação na gestão. Isso porque reduz seu impacto ambiental. Isso também pode ser visto como um diferencial positivo aos olhos dos clientes e parceiros.
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