A ideia de um escritório sem papel está se tornando cada vez mais popular no mundo corporativo, onde, como uma tecnologia em constante expansão, criam-se métodos para melhorar a eficiência operacional e diminuir os efeitos negativos. Nesse sentido, termos como ESG e preocupações com o futuro global se destacam, chamando a atenção dos empreendedores para fazer a sua parte frente a situação do planeta. Conheça formas simples e cotidianas de se manter presente na luta por um mundo melhor!
O ESG no meio corporativo
VInda do termo “Environmental, Social and Governance”, a sigla se refere a uma tendência em alta constante no local laboral, já a alguns meses. No geral, é uma forma encontrada pelas instituições de mostrar responsabilidade e comprometimento com o território onde atuam, assim como todos os envolvidos, seus consumidores, fornecedores, colaboradores e investidores.
Dessa forma, o índice Ambiental, Social e Governança refere-se a uma uma indispensável e relevante resposta das firmas frente aos desafios da sociedade. Assim, diz respeito à integração da geração de valor econômico, aliado à preocupação com os pontos citados, em um campo institucional.
A tecnologia proporciona o sustentável
Atualmente, a sociedade se encontra em uma era indo além da digital. Apesar das inovações constantes no âmbito, outras questões também definem os últimos tempos: consciência sobre a terra. As novas gerações, denominadas Z e Millennials, detém consigo a característica dessa preocupação e busca incessável por mudanças no direcionamento. Reduzindo as emissões de gases poluentes e o uso de combustíveis fósseis, por exemplo, alcança-se um aprendizado maior sobre maneiras de reduzir a pegada de carbono.
Nesse cenário, a consciência dos danos causados pela poluição, fabricação e o excesso de lixo não é o suficiente. As pessoas precisam compreender o seu dever frente ao território onde ocupam, com sabedoria prévia de como ajudar e adoção de maneiras de reduzir custos para contribuir. Logo, a inserção de procedimentos sem papel em atividades jurídicas de um escritório tem vantagens significativas, incluindo maior produtividade, segurança, sustentabilidade e economia de gastos.
Ciente desses tópicos e visando se manterem competitivas no atual lugar de negócios acelerado, as companhias estão adotando ativamente a transformação virtual e percebendo os benefícios de se tornarem desligadas da papelada. Dentro desta estratégia empresarial, se encontram, além dessa redução, o armazenamento e comunicação eletrônicos, a utilização de ferramentas para o gerenciamento de documentos, trabalho em equipe e manutenção de registros.
O descarte de papel beneficia muitas frentes do processo produtivo
Em um contexto tradicional de ofício, as salas e locais de ocupação utilizam uma quantidade exacerbada de material, influenciando diretamente em um impacto negativo no meio ambiente. Dentre as diversas questões ligadas ao desmatamento, desflorestação, emissões de gases de efeito estufa e acúmulo de lixo são, normalmente, os mais citados. Logo, adotar uma cultura livre desses danos traz vários proveitos. “Saindo um pouco do campo ecológico, essa troca oferece maior economia de gastos, insumos e tempo para os líderes. Resolvendo tudo 100% on-line por meio de um celular ou computador com acesso à Internet. Ademais, a comodidade é algo nunca visto antes. Consigo resolver pendências com apenas alguns cliques, sem envolver malote, portador e contatos físicos”, explica Carlos Henrique Mencaci, CEO da Assine Bem.
A proteção das florestas, vitais para a biodiversidade, o armazenamento de carbono e o controle climático são tópicos citados como ganhos enormes, juntamente com a diminuição da energia necessária para essa produção, reduzindo, também, as emissões de gases nocivos. Além disso, a mudança para uma comunicação e depósito eletrônicos minimizam a fabricação de sujeira, a pressão sobre os aterros sanitários e incentivam a reciclagem. Do ponto de vista corporativo, elimina-se a necessidade de uma sala apenas para a logística dessas declarações, com risco de perda por ações climáticas, extravio ou desordem, economia de dinheiro, exclusão de despesas de impressão e pacotes de folhas.
“Os moldes convencionais são frequentemente complexos, demorados e caros. Hoje, com a disponibilização da assinatura e gestão virtual, as entidades podem simplificar as operações, melhorar o rendimento interno e cortar custos”, indica o executivo. Com as oportunidades oferecidas pela Assine Bem, ainda é viável criar, editar e enviar ficha de cadastro, contrato de trabalho, declaração para vale transporte e muito mais. “Unir um empreendimento ao eletrônico possibilita uma aceleração das aprovações, transações e tomadas de decisões. Tudo isso, quando conectado, aumenta a entrega e melhora o atendimento ao cliente”, acrescenta Mencaci.
A criação de uma mentalidade voltada para o novo traz ganhos
Essa nova abordagem no universo corporativo está desempenhando uma função significativa na catalisação da jornada de transformação tech. Com uma modificação na estrutura dos procedimentos administrativos, as instituições promovem a modernização nas operações diárias, tornando toda essa realidade parte integrante da rotina dos trabalhadores e clientes. Na plataforma da Assine Bem, por exemplo, o sistema é todo baseado em criptografia de ponta, data center e certificados digitais para garantir a segurança. Pensando na fácil localização das demandas, a busca pode ser realizada pelo nome dos assinantes e o período de datas prováveis das rubricas, com ou sem o título do contrato.
Além disso, o serviço simplifica os recursos de aprovação, reduz atrasos e permite realizações remotas, tornando as marcas mais ágeis e eficientes. “Há uma praticidade sem fim na integração com outras ferramentas e programas, permitindo às organizações aproveitarem as incríveis funcionalidades da tecnologia para aprimorar os feitos humanos no estabelecimento laboral”, finaliza o gestor.
Por fim, a concentração como um todo não se resume apenas na reciclagem, visando superar a crise global de resíduos, em vez disso, o foco está em eliminar totalmente o papel. Abraçar esta nova era de digitalização e comprometer-se com metas sociais e ambientais é a melhor maneira de gerir um negócio a longo prazo, com resiliência, ecologia e objetivos indo além da maximização do lucro.
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