A evolução da integração global tem passado por constantes mudanças, especialmente no que diz respeito a negócios e tecnologia. Essa transformação contínua é impulsionada pelos avanços descobertos e aplicados no cotidiano, os quais, por sua vez, exigem adaptações nas práticas, não se tratando apenas de tendências passageiras, mas sim de uma necessidade de atualização. Assim como todas as inovações visam aliviar as dores da sociedade, o uso da assinatura digital segue essa lógica. Então veja, nesta matéria, como a incorporação desse recurso na sua organização pode otimizar o fluxo de tarefas e aumentar a eficiência.
Entenda o que é assinar digitalmente
Ao contrário do senso comum, não se trata apenas de escrever seu nome em uma tela ou mesa digitalizadora. O procedimento é seguro e muito mais simples, pois não é necessário reproduzir a sua letra em uma superfície totalmente diferente, ou transitar um documento para várias plataformas. “Esse tipo de processo é sempre atrelado a copiar a sua assinatura em um dispositivo eletrônico e adicionar o escrito como uma foto ou colagem. Essa metodologia seria inacessível para alguns e não iria garantir nenhuma identificação. Afinal, nada impede o desenho a ser feito por qualquer um, pois ele dificilmente segue um padrão e não costuma ser semelhante ao original”, elucida Carlos Henrique Mencaci, CEO da Assine Bem.
Contudo, o mecanismo desenvolvido pela Assine Bem, pode ser usado por qualquer pessoa e em diversos aparelhos, como o celular, tablet ou computador. Tudo começa por meio de um arquivo já digital, o seu acesso é destinado para as pessoas as quais precisam rubrica-lo, o qual é enviado por meio de um link no WhatsApp, SMS ou e-mail. A seguir, basta o destinatário entrar no endereço e realizar as etapas de verificação, para garantir a sua identidade e não comprometer a segurança do escrito. “Todo esse processo é aplicado dentro do sistema da Assine Bem, por isso, qualquer indivíduo pode usá-la, sem a necessidade de ter um meio específico, aplicativo ou outras exigências”, completa Mencaci.
Para quem se preocupa com a segurança de dados essa solução também é fundamental. Após a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD) entrar em vigor, em 2020, esse cuidado com as informações da clientela, colaboradores e demais parceiros de uma corporação deixou de ser algo ético, mas se tornou uma obrigação legal para todas as organizações. “Os dados dos indivíduos são uma mina de ouro na rede. Nesse sentido, quando são roubados, perdidos ou vendidos, é possível traçar o seu perfil de consumidor, aplicar golpes on-line, entre outros perigos presentes nesse universo”, alerta o executivo. Logo, a assinatura eletrônica prevê os riscos envolvidos e disponibiliza camadas de seguridade para cumprir com as exigências dessa norma e colocar a sua empresa em uma situação mais cômoda e adaptável aos últimos parâmetros.
A sua aplicação nas empresas promove inúmeras vantagens
De acordo com a Statista, o mercado global de assinatura digital deve atingir US$ 6,8 bilhões até 2027. O Brasil também é reconhecido como um dos principais mercados de assinatura digital na América Latina. Em 2023, havia cerca de 10 milhões de certificados digitais ativos no território. Os altos números não são atoa, pois ela promove vantagens para as corporações. Confira:
Flexibilidade: a ferramenta permite fechar um negócio de qualquer lugar do mundo. Isso porque ela não tem um raio limite e tudo é feito a partir de uma conexão com a Internet. Logo, não é preciso marcar reuniões e encontros apenas para captar uma rubrica ou depender de meios externos de envio, como os correios.
Para exemplificar melhor, o empresário sugere uma situação hipotética, mas bem comum no ambiente corporativo, inclusive em seu cotidiano. “Vale considerar um gestor, ele é responsável por muitas aprovações para dar seguimento e disponibilizar algo dentro das operações. No entanto, está em uma viagem internacional ou algo distante da sede física. Assim, surge uma tarefa urgente, a qual requere o seu visto final. Enviar toda a papelada para o seu destino e aguardar o seu retorno demoraria dias, até mesmo, semanas. Em situações como essa, é possível visualizar o seu potencial da solução, pois tudo é resolvido com simples cliques em minutos”, diz.
Sistematização: todos os escritos passíveis de assinatura podem ser colocados dentro de uma mesma solicitação, ou melhor, link. Dessa forma, o destinatário vê todas as suas atribuições e também consegue finalizá-las de uma só vez. Outra vantagem é visualizar quais indivíduos ainda não concluíram a etapa e cobrar a ação pontualmente. Além disso, quando a plataforma está integrada ao sistema da empresa, via API, ela envia notificações sobre o documento disparado.
Otimização de tempo: mesmo já citado anteriormente, o recurso não depende de outros meios para chegar até o assinante, apenas de uma rede. Então, não é preciso esperar ir e voltar em mãos para finalizar qualquer procedimento. Além disso, os mecanismos da plataforma permitem distribuir para diversos contatos de uma única vez, sem precisar fazer isso manualmente.
Economia: ao considerar a não utilização dos meios físicos, é reduzido uma grande quantidade de gastos com matéria prima e serviços de entrega, por exemplo. Ademais, não é necessário investir parte do orçamento com locais de armazenamento.
Segurança: os montes de papéis e pastas são passíveis de perdas, estragos, envelhecimento, redução de qualidade e outras ocorrências aplicadas pelo tempo. Vale frisar também, a possibilidade de confusão de dados, pois muitos nomes são semelhantes e essa troca pode comprometer a integridade da corporação. Por fim, o funcionamento é adequado às determinações da LGPD para proteger seus clientes e deixá-los mais seguros de se vincularem à companhia.
Atualização: acrescentar recursos tecnológicos na rotina de trabalho é imprescindível atualmente. Isso porque a sociedade é imediatista e para resolver os protocolos com agilidade o capital humano precisa de uma ajuda extra. Nesse sentido, os softwares auxiliam em buscas em grandes bancos de dados, também conseguem marcar e organizar códigos de rastreamento e tags.
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