Impulsionada pela pandemia, a assinatura digital ganhou foco por apresentar soluções assertivas para o fechamento de negócios. Além de ser ágil, ela acrescenta na experiência do consumidor e aumenta o rendimento dos times. Ainda, é possível amenizar gastos e elevar lucros. Ou seja, são inúmeras vantagens de contar com essa inovação para corporações de todos os tamanhos e segmentos. Nesse sentido, conheça os benefícios desse mecanismo e entenda mais sobre a sua implementação.
Fique por dentro: o que é assinatura digital e qual a sua aplicação?
Apesar de existir há quase duas décadas, essa inovação só se tornou popular com o isolamento social. Isso porque sair de casa, se deslocar para encontrar outra pessoa e, só então, entregar um impresso, era considerado um cenário de risco mediante aos protocolos impostos. Dessa forma, para solucionar esse gap do mercado, a assinatura digital obteve destaque e se tornou peça fundamental para as organizações continuarem operando.
Para contextualização, ela funciona como uma rubrica em próprio punho, com a mesma validade jurídica. Contudo, é feita on-line, de qualquer lugar do mundo e quando quiser, basta estar conectado na Internet. Para melhorar, os documentos ficam armazenados virtualmente, facilitando sua gestão e o acesso por qualquer usuário cadastrado.
Segundo Carlos H. Mencaci, CEO (Chief Executive Officer) da Assine Bem, esse método é de grande ajuda para o RH (Recursos Humanos), pois permite o encaminhamento de vários exemplares. “Os executivos conseguem criar e enviar contratos com novos clientes, registros trabalhistas, rescisões, matrículas em instituições de ensino, relatórios comerciais, entre outras possibilidades”, comenta.
Inclusive, o Nube (Núcleo Brasileiro de Estágios) é um agente de integração parceiro da Assine Bem. Anualmente, são mais de 250 mil negócios fechados, distribuindo cópias dos documentos para os estagiários, instituições de ensino e contratantes. Imagine a quantidade de papel colocada no mundo e encaminhada para as mais diversas localidades. Graças à plataforma de gestão e encaminhamento on-line, tudo isso é feito com instantaneidade e sem agredir o meio ambiente.
Conforme uma pesquisa da Signatureit, o tempo de resposta a um envio no método tradicional é de cinco dias. Em contrapartida, contando com a tecnologia da Assine Bem, é possível atingir a marca de 37 minutos aproximadamente. Para calcular em porcentagem, a Ombud mostrou um levantamento com 80% de redução no intervalo de retorno com o tratado completo. Ou seja, são vários os ganhos de contar com esse sistema.
Quer saber mais? Leia também: a Assine Bem é uma ferramenta completa de assinatura digital!
Como funciona a assinatura digital da Assine Bem?
Consoante ao CEO da Assine Bem, é tudo muito fácil, desde a criação do documento até seu encaminhamento final. “O signatário recebe uma notificação por WhatsApp, e-mail ou SMS, e em um clique é redirecionado até a plataforma para preencher seus dados pessoais”, comenta Mencaci. Entretanto, dependendo das necessidades da companhia e da sensibilidade das informações contidas, é possível exigir uma secret ou um token para o acesso ao conteúdo.
Do outro lado da via, o usuário pode usar tablet, celular ou computador para abrir o tratado. Com a possibilidade de integração por API do WhatsApp, as vendas e a vivência de quem procura o seu negócio é elevada ainda mais. Isso porque, segundo uma pesquisa do Instituto QualiBest, 49% dos respondentes preferem o canal de mensagens instantâneas quando precisam entrar em contato com um empreendimento. Por isso, inserir essa tarefa em algo já rotineiro pode tornar sua resolução ainda mais acessível, aumentando a comodidade.
Para os gestores, o sistema possui várias aplicações e facilidades além dessas citadas. Assim, a implementação também pode estar vinculada ao Excel, exportando diversos mailings e permitindo o aumento da produtividade, ao cortar a tarefa de copiar e colar um a um. Imagine essa atividade em envios com alto volume e urgência. “Isso simplifica muita coisa no cotidiano corporativo. Dessa forma, a ferramenta captura seus contatos automaticamente e já monta no documento”, explica Mencaci.
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Gestão assertiva e simplificada: a principal vantagem da Assine Bem!
Além dos proveitos listados, conte com backup periódico e armazenamento em nuvem, para ter a completa certeza de não perder nada. Assim, você não precisa mais despender de metros quadrados para guardar e manter centenas de certificados. “Basta buscar o CPF do signatário e o gestor encontra qualquer material assinado por ele. Isso é uma otimização enorme do tempo, não só do colaborador, mas do cliente também”, pontua o CEO da Assine Bem.
Ademais, várias pesquisas apontam como esse mecanismo é uma solução na economia de tempo. Para um levantamento da Forrester, são mais de 22 mil horas poupadas anualmente e a produtividade aumenta em 80%, também levando a uma redução média de 80% nos erros. Isso porque os ajustes e a catalogação ficam mais fáceis ao migrar para o on-line.
Ao administrar tudo virtualmente, torna-se desnecessário gastar com tintas, pastas, gavetas, armários e outros suportes para guardar os papéis. A partir disso, os custos são reduzidos de maneira expressiva e o espaço é melhor aproveitado para outras finalidades da instituição, assim como as verbas podem ser voltadas para favorecimentos mais específicos.
Outro benefício é manter todas as referências salvas com máxima integridade. Ou seja, as chances dos arquivos serem corrompidos e ficarem ilegíveis é mínima, basta contar com um sistema protegido e bem estruturado com criptografia de ponta. Assim, quando algum hacker tentar entrar no documento, só verá patamares de códigos tornando as informações secretas e garantindo a inviolabilidade. Afinal, esse é um método utilizado para codificar um texto, o qual pessoas não autorizadas não conseguem ler ou alterar seu conteúdo.
Fique por dentro e turbine suas negociações: entenda as vantagens de assinar digitalmente!
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