Uma coisa é certa: o armazenamento de documentos deve ser simplificado da melhor maneira possível, para facilitar o acesso rápido e assertivo de qualquer informação. Isso pode ser uma tarefa difícil, principalmente quando há vários acumulados e desordenados. Contudo, é fundamental realizar essa organização e a digitalização é a forma mais eficiente. Nesse sentido, a Assine Bem melhora a gestão do seu negócio enquanto agrega agilidade e economia.
É fundamental facilitar a administração dos documentos para otimizar o cotidiano
Antes de converter seus relatórios, entenda os motivos pelos quais essa administração efetiva é fundamental para o cotidiano empresarial. Segundo Carlos H. Mencaci, CEO (Chief Executive Officer) da Assine Bem, esse é o primeiro passo para as empresas de sucesso. “Quem realmente quer aumentar o número de contratos, começa a digitalizar a armazenação para não se tornar uma desordem”, afirma.
Nesse cenário, a Assine Bem tem proficiência, com uma plataforma com backup periódico e computação em nuvem. Além do mais, a criptografia de ponta é uma grande vantagem, tornando todos os dados invioláveis para quem não possui acesso verdadeiro, por meio de hash ou token, por exemplo.
Com a digitalização e o mundo cada vez mais interconectado, dispor dessa ferramenta é um diferencial. Afinal, o líder sempre terá o arquivo salvo on-line para solicitar a assinatura de quem esteja em qualquer nação. “Isso adianta muito o dia a dia corporativo, agrega velocidade para processos de admissão de colaborador, rescisão, matrículas e rematrículas, etc”, exemplifica Mencaci.
Em geral, para quem ainda não tem essa estratégia, é preciso manter um profissional unicamente para planejar, executar e acompanhar o acúmulo de papéis nas mais diversas gavetas e pastas. Além de gastar com esses materiais, como envelopes, também se torna necessário investir em tintas e impressoras para continuar com as cópias.
Nesse armazenamento, surgem alguns pontos de atenção, como: cuidado para não danificar a folha, necessidade de atenção constante e exigência de manter o acesso facilitado para retirada e inserção. Isso sem contar na cautela com fenômenos naturais, como poeira e fogo. Ou seja, são atenções facilmente evitáveis com a tecnologia da Assine Bem.
Veja também: por que escolher a assinatura digital da Assine Bem?
Confira dicas de como facilitar a gestão de documentos da sua empresa
Pensando nessas táticas, Mencaci separou algumas dicas para melhorar a gestão e armazenamento de documentos no negócio, tanto on-line quanto físico. Confira:
1. Cheque a temporalidade dos documentos:
Contrariando alguns acumuladores, nem tudo precisa ser guardado para sempre. Depois de um tempo, alguns tratados podem ser descartados para facilitar a entrada dos próximos, estimulando cada vez mais contratos. Assim, é preciso estar atento à validade de cada um deles. Com a Assine Bem, é possível acompanhar quanto tempo um contrato existe, qual sua duração e se todos os signatários já assinaram, por exemplo. Além disso, os arquivos on-line não envelhecem, são preservados em sua máxima integridade enquanto houver sistema.
2. Organize uma política de uso dos documentos
Em geral, toda companhia já passou por isso e saiu como uma lição: é preciso padronizar processos para não ocorrer falhas por falta de informações pré-estabelecidas ou ruídos ainda indetectáveis. Nesse caso, criar regras e estabelecer uma política prévia para lidar com os títulos dispostos na instituição é essencial para manter uma boa organização. Com isso, a produtividade também tende a crescer.
Segundo uma pesquisa da Forrester, ao utilizar essa inovação, ganha-se 85% de rendimento. “Essa regularização de métodos serve para todos os colaboradores saberem como proceder caso aconteça um imprevisto com algum contrato, dessa forma estando preparados para lidar da melhor maneira possível”, explica o CEO da Assine Bem.
3. Envolva a equipe na administração
Também é necessário levar em conta o nível hierárquico da companhia, porém, todos os membros devem estar cientes dessas condutas. Isso porque os diferentes segmentos de uma organização produzem milhares de registros por ano, conforme suas demandas.
Segundo um estudo da Ombud, com a assinatura digital são economizados em média 20 dólares por documento, inclusive, em seu arquivamento. De acordo com os números, essa redução de gastos é um trabalho em conjunto. Por isso, é essencial conscientizar todo o time.
Além disso, conforme levantamento da Forrester, são poupadas anualmente 22 mil horas ao adaptar os procedimentos para a dimensão digital. Assim, os assistentes poderão realizar outras funções, evitando minutos perdidos revirando pastas e focando sua atenção para tarefas complexas.
4. Utilize o software da Assine Bem
Com uma tecnologia inteligente, você encontrará qualquer referência em um clique. “Basta pesquisar pelo CPF e/ou dado básico do signatário para visualizar todos os documentos já assinados por ele”, comenta Mencaci. Além disso, também há uma otimização considerável na criação, envio e ajuste de qualquer relatório.
Conheça os benefícios de contar com a assinatura digital
Todavia, a assinatura digital possui muitos outros benefícios além de uma digitalização assertiva. “Você investe em segurança, economiza recursos e ainda aumenta a sustentabilidade empresarial”, pontua o executivo. Sendo assim, separamos algumas vantagens de contar com essa modernidade. Veja:
- Aumente a produtividade do time
Como diz o ditado popular “tempo é dinheiro”. Por isso, é fundamental investir em metodologias ágeis para impulsionar a rotina laboral. Nas formas antigas de armazenamento, perdia-se muito tempo em casos de uma breve consulta ao se deparar com pilhas de informações. São minutos perdidos nessa procura, sem sequer saber se ainda existem ou se estão conservados, tendo em vista sua exposição.
- Melhore a experiência do usuário
Atualmente, a agilidade é indispensável para resolver quaisquer questões, principalmente aquelas ligadas à burocracia, como a assinatura de um contrato. Com a nossa plataforma, há a possibilidade de acessar os tratados por meio de dispositivos móveis, como tablets, smartphones ou computadores. Em poucos minutos, é possível receber uma notificação, pelo WhatsApp, e-mail ou SMS e ser endereçado à página do assunto.
Por fim, existem inúmeras vantagens de contar com a assinatura digital e a sua empresa também pode se modernizar enquanto aproveita para economizar, ser mais sustentável e aumentar a eficácia do time. Para entender na prática como funciona, faça um teste grátis! Além disso, possuímos planos exclusivos e personalizados de acordo com as suas demandas. Se ainda possui alguma dúvida, fale conosco! Será um prazer atendê-lo!
