A tecnologia já se apresenta como um recurso indispensável para executar até mesmo as tarefas do cotidiano. Sendo assim, a sua participação no meio corporativo também não seria diferente. Afinal, esse ambiente depende constantemente de facilidade, agilidade, assertividade entre outras competências. Logo, para alcançar um potencial ainda maior na sua organização, é necessário investir além de uma equipe de colaboradores. Então veja, nesta matéria, como buscar ferramentas é essencial para aumentar o desenvolvimento da sua empresa.
A automação é um dos processos previstos e fundados pela quarta revolução industrial
O período denominado de indústria 4.0 ou quarta revolução industrial é marcado pelas inovações tecnológicas voltadas para o desenvolvimento das organizações, ou seja, com o objetivo de transformar os processos de um ofício. Essa transição de ações começou por volta de 2011. No entanto, agora, os seus efeitos estão cada vez mais claros no dia a dia das companhias.
Carlos Mencaci, CEO da Assine Bem, explica como essa evolução chegou em nossa realidade. “A pandemia da Covid-19 evidenciou a necessidade e o uso de sistemas computacionais no intuito de manter as entidades ativas mesmo a distância de um local físico. Apesar da Internet ser essencial, ela não passa de uma conexão, os procedimentos empresariais precisam ir além disso para obter sucesso em suas operações. Por isso, a época é marcada pela construção de softwares, hardwares e soluções para atingir o objetivo de melhorar a eficiência e produtividade”, diz.
Conheça a principal ferramenta da Assine Bem dentro da dinâmica da automação
Assinatura Digital: esse mecanismo colocou um movimento simples, mas fundamental, no ecossistema digital. A assinatura ainda é uma marca de autorização oficial. Sendo assim, ela também quebrou os limites de participação e saiu do papel para as telas dos dispositivos.
Ela transformou a dinâmica de inúmeros negócios. “A burocracia reduz muitos níveis ao integrar a sua corporação com essa solução. Uma rubrica on-line vai além de desenhar o seu nome na tela de um celular, por exemplo. Afinal, isso não garante validação legal ao contrário do sistema da Assine Bem. Além disso, tudo consegue ser verificado em questão de minutos e com alguns cliques”, completa Mencaci.
Os documentos passíveis de assinatura são integrados à plataforma e assim, são enviados para os remetentes. As informações dispostas nos arquivos ficam seguras e são vistas somente pelas pessoas autorizadas. O link de acesso pode ser compartilhado por e-mail, mensagem ou os principais aplicativos de conversa, como o WhatsApp. Já nas mãos do responsável, ele gera sua identificação e confere o contrato ou demais papeladas submetidas, após isso autoriza a validação.
A partir daí, a inteligência da solução verifica possíveis alterações, capta informações, como o ID da máquina de uso e também sinaliza e notifica quais etapas precisam ser feitas para finalizar o procedimento. “Essa alternativa pode voltar a atenção do time para outras atribuições. Dispensando a conferência constante de inúmeros papéis, o envio de cada documento para o seu destinatário, aguardar o tempo de entrega por serviços externos e muito mais”, alerta o CEO.
Afinal, quais as vantagens de automatizar e transferir as atribuições para o meio digital?
De acordo com estatísticas levantadas pela McKinsey, o cenário dessa implantação no mundo é positivo. Isso porque a participação nas modificações geradas pela Revolução 4.0 deve reduzir o consumo de energia em 20% e os custos com mão de obra em 25%, aumentando a produtividade em 30%. Essas métricas não se tratam apenas da conexão entre homens e máquinas – máquinas com máquinas – mas também com a robotização dos processos. Logo, tem uma expectativa sobre os robôs, com a proposta de diminuir os custos operacionais das corporações em 5%, com impacto econômico global da ordem de US$ 2,3 bilhões. Além disso, Mencaci cita outras modificações ocasionadas na organização:
Flexibilidade: com as atividades transferidas para o meio tecnológico, tudo pode ser feito de qualquer local do mundo. Isso tira a exigência de presencialidade para a equipe e principalmente para os clientes da instituição. “Para o setor acadêmico, imobiliário e de recursos humanos, essa característica é procurada pelos consumidores. Assim, eles podem contar com o suporte de qualquer localização, como dita as tendências atuais”, instrui Mencaci.
Otimização de tempo: como a própria assinatura digital demonstrou, as funcionalidades tecnológicas podem ser executadas nas telas, em questão de minutos e até mesmo, em segundos. Exclui as dependências externas, a organização e busca em armazenamentos físicos, também deleta a entrega de papéis pelos transportes, tudo é feito a partir do envio de uma notificação, até mesmo para várias pessoas, no mesmo segundo.
Sustentabilidade: atualmente, muito se fala sobre os princípios de ESG (Environmental, Social and Governance), a sigla em inglês refere-se aos aspectos de sustentabilidade, social e governança. Para atender, principalmente o primeiro tópico, as inovações colocam as relações no ambiente virtual, logo, promovem a redução no uso de recursos naturais.
Assertividade: quando as atividades são transferidas para um software elas conseguem ser executadas com menos chance de erro. “Um bom exemplo disso é o Excel, a ativação das suas fórmulas podem ser replicadas em vários outros dados e gerar resultados instantaneamente a partir da ação do mecanismo. O preenchimento automático de informações já salvas em um sistema pode ter o mesmo impacto”, sinaliza.
Atualização dos procedimentos: acrescentar esses artifícios na rotina de trabalho é imprescindível atualmente. Isso porque a sociedade é imediatista e, para resolver os protocolos com agilidade, o capital humano precisa de uma ajuda extra. Nesse sentido, os softwares auxiliam nas buscas em grandes bancos de dados, também conseguem marcar e organizar com códigos de rastreamento e tags.
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