Pilhas desorganizadas? Correspondências jogadas pela mesa? Esse tipo de situação pode obstruir um espaço de trabalho produtivo. Lidar com a bagunça, no home office ou presencial, pode dificultar o rendimento das obrigações. Estudos demonstram como as pessoas gastam, em média, 4h por semana à procura de arquivos perdidos, impactando negativamente a produtividade e aumentando a procrastinação. Mais uma vez, o ano está chegando ao fim e, como de costume, novas metas estão sendo traçadas pelos indivíduos. Nesse momento, se inteirar sobre novas práticas e seus efeitos pode ser uma maneira interessante de mudar hábitos antigos, como é o caso do desperdício de recursos naturais e até mesmo do tempo. Por isso, assuntos como a virtualização de certificados, tanto pessoais quanto profissionais, podem ser uma excelente opção para quem está em busca de ordenar a vida ou até mesmo a própria instituição. Sendo assim, aprofunde os seus conhecimentos sobre a gestão e assinatura de documentos digitais.
A importância do fácil acesso a documentos
Hoje em dia a praticidade é algo muito valorizado pela sociedade. Nesse mundo acelerado no qual estamos inseridos, muitas possibilidades podem ser aproveitadas. Quando falamos sobre a digitalização de processos, é impossível não citar o seu auxílio na acessibilidade aos dados. Por meio da catalogação em um determinado sistema, é viável acompanhar as edições ou até compartilhar com outros usuários via web.
Nesse contexto, tanto pessoas jurídicas quanto físicas estão seguindo o caminho tech, tendo em vista a sua praticidade e segurança. “A terceirização desses serviços facilita a preservação de acervos, haja visto as inúmeras adversidades dos exemplares materiais, como poeira, fogo, água ou até mesmo deslocalização. Quando há uma migração para o espaço virtual, ter o devido controle sobre as peças contribui na priorização dos negócios. Sem a preocupação de estar à distância ou não do escritório, os signatários desse formato remoto executam suas atividades de onde e quando quiser”, comenta Paula Sino, gerente comercial da Assine Bem.
Além disso, é importante ressaltar como esse tipo de arquivamento garante a integridade de informações sigilosas, desfrutando de uma agilidade exponencial na solicitação de contratos, por exemplo. “A transição digital é extremamente necessária para empreendimentos em busca de crescimento e competitividade no mercado. No entanto, apenas a automatização de procedimentos não basta. É preciso fundir, de fato, questões como a ESG para além do ambiente corporativo. Com o devido incentivo, há uma conscientização significativa de indivíduos, futuramente, engajados com os benefícios até mesmo na sua vida pessoal”, complementa Paula.
O digital é a solução!
De acordo com uma pesquisa realizada pelo Centro de Tecnologia Aplicada da Fundação Getulio Vargas (FGVcia), há uma média de 447 milhões de dispositivos eletrônicos em uso doméstico ou corporativo no Brasil. Isso engloba computadores de mesa, notebooks, laptops, tablets e smartphones. De modo geral, são mais de dois equipamentos por habitante, se assemelhando até mesmo as nações ricas. Nessa conjuntura, é possível analisar como os aparatos eletrônicos e suas respectivas funcionalidades estão presentes no cotidiano da população. Assim sendo, confira seis dicas de como se adaptar a essa nova realidade e como se planejar pode auxiliar na organização!
Estabeleça uma estação de trabalho: separe um espaço especialmente para ordenar os registros ainda no formato físico. Embora a maioria dos formulários já sejam eletrônicos, aqueles ainda condenados ao modelo tradicional precisam ser separados em categorias fáceis, tais como os para pagar, destruir, tratar o mais rápido possível, ou enviar. "Você também deve ter um triturador no espaço para se livrar adequadamente de documentos confidenciais ou privados, um scanner para transformar aqueles ocupando muito espaço, um planejador ou calendário com datas de vencimento e orçamentos e quaisquer outras ferramentas necessárias para manter a ordenação de contas e correspondências”, pontua Sandra Gálvez , Marketing Manager LATAM da Kodak Alar.
Automatize pagamentos: esse fenômeno está se tornando cada vez mais normal no dia a dia das pessoas. Com a rotina corrida, fica muito mais fácil não se preocupar com os prazos. A partir de pagamentos automatizados, você possui um maior controle do saldo e das datas de vencimento. Hoje em dia, praticamente todos os bancos já oferecem essa alternativa, haja visto a grande procura por ela. Ao invés de se dar o trabalho de vasculhar gavetas, você poupa seu tempo e evita os juros do esquecimento.
Adote faturas e extratos sem papel: você ainda recebe faturas por correio? Por que não seguir a alternativa mais gerenciável e ecológica de eliminar o papel? Com essa atitude, sua vida fica mais fácil e não há a necessidade de lidar com um monte de cartas em sua residência. “Muitas dessas empresas adeptas às faturas devem ter uma opção em seus sites para você escolher não receber extratos impressos. Eliminar esses papéis, metade dos quais você provavelmente irá destruir ou reciclar de qualquer maneira, deixará o ambiente mais limpo e facilitará na manutenção de um local mais organizado”, ressalta Sandra.
Faça uma limpa no papel e lixo eletrônico: menos é mais. Quando você se livra de coisas desnecessárias, sobra tempo e espaço para se dedicar a coisas realmente importantes. Se possível, cancele assinaturas indesejáveis como boletins informativos, catálogos, cupons, revistas ou qualquer conteúdo presente na porta da sua casa. A caixa de e-mail não está fora dessa! Constantemente recebemos mensagens promocionais das quais não nos interessa. Portanto, reserve um tempo para cancelar newsletter e marcar os spams.
Armazene documentos importantes eletronicamente: guardar arquivos em pastas e estantes envolve muitas adversidades, como o risco de perdê-los ou danificá-los. Sem contar com o fácil acesso para alguém obter informações íntimas ou até mesmo confidenciais. De recibos de pagamentos a cartas pessoais, é viável scannear e guardar tudo na nuvem. Além de restringir acessos indesejados, fica fácil compartilhar com quem quiser o conteúdo.
Deixe o material fiscal separado: diversos serviços fiscais indicam a contenção de formulários por até sete anos, dependendo do tipo de registro e da situação na qual está inserido. Logo, saber localizá-los é fundamental caso haja a necessidade de consultá-los novamente. “Digitalizá-los e mantê-los em uma pasta eletrônica com o ano e o tipo de formulário também pode ser ideal. Certifique-se de descartar todas as notas das quais não precisa”, aconselha Sandra.
Torna-se evidente, portanto, como a correta administração de arquivos pode ser uma aliada nesse ano novo. Seja qual for a área de atuação, evitar a papelada, além de ajudar o meio ambiente, torna as funções da rotina tranquila. Portanto, não deixe de seguir as sugestões e se engajar com a causa digital. Afinal, os benefícios podem ser desfrutados por todos!
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A Assine Bem é uma plataforma digital em busca de otimizar o processo de assinaturas e gestão de documentos. Nós conectamos pessoas e processos em qualquer lugar, tornando as etapas de assinaturas um processo sustentável e econômico. Com uma segurança baseada em criptografia garantimos aos nossos clientes os conteúdos arquivados e assinados em nossa plataforma são inalteráveis.
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