Se você já atua no universo corporativo a alguns anos, provavelmente conhece o método de assinatura tradicional, aquele com muita utilização de papelada, malote e portador. Essa prática costuma demandar grande quantia de tempo e dinheiro, além da necessidade do uso de habilidades técnicas, paciência e esforço da equipe envolvida. Entretanto, todo esse processo pode ser facilitado com rapidez ao utilizar meios digitais. Quer saber como? Fique ligado nesta matéria!
Qual o significado de assinar um documento?
A ação de inserir o seu nome em um contrato detém de forte responsabilidade, tendo em vista como isso significa concordar com o seu teor, tudo escrito nele. Assim sendo, é uma maneira segura de confirmar estar de acordo com determinado conteúdo e, por isso, requer cuidado e atenção.
Antigamente, essa realização era feita somente a partir da impressão em folha. Hoje em dia, com o avanço da tecnologia e do seu uso para a facilitação da vida no ambiente empresarial, muitas organizações passaram a inserir a metodologia digital no seu dia a dia. Desse modo, firmas com a preferência de operar apenas com a forma manuscrita não são capazes de acompanhar as modernizações e, em consequência disso, tornam-se menos competitivas. Nesse sentido, se manter atualizado e por dentro das novidades é essencial para permanecer como uma opção aos olhos dos clientes.
Foi nesse contexto de mudanças onde a fórmula on-line de rubrica se destacou e popularizou no cenário mercadológico. “Permitir a alguém, seja física ou juridicamente, subscrever os mais variados tipos de certidões produzidas no ambiente virtual, traz um nível de inovação extremamente significativo”, afirma Paula Sino, gerente comercial da Assine Bem.
O diferencial de se assinar digitalmente diante dos problemas tradicionais
Diante de diversas dificuldades englobadas na maneira clássica, alguns tópicos em específico dão forte destaque à renovação. Como um todo, o maior problema envolvido nessa prática é o próprio material aplicado, por gerar uma série de percalços administrativos e financeiros para a companhia, podendo levar à redução da produtividade. Isso, devido a quantidade absurda de insumos e gastos, além, principalmente, da duração longa necessária para cada etapa. Assim, os custos envolvidos na confecção e envio por papel abrange um serviço de postagem ou de entrega, produção e vai totalmente contra o meio ambiente. Diferente de lidar com uma opção sustentável e tecnológica, sem a precisão de expedições e garantindo uma economia financeira significativa.
Outro ponto importante, é a dificuldade na coleta. Todos os envolvidos na transação costumam ter uma série de outras demandas. Isso pode dificultar a realização de uma reunião, acarretando em atrasos. Com o auxílio de empresas como a Assine Bem, isso deixa de existir. A corporação permite um recolhimento e apuração em qualquer hora e lugar, sem a necessidade da presença física, tornando tudo mais flexível, cômodo e dinâmico. Nesse sentido, a facilidade na tramitação também deve ser chamada a atenção. Sem a necessidade de longas etapas de elaboração, impressão, encaminhamento para leitura e aprovação, por meio de um desenvolvimento virtual realizado igualmente por ambos os componentes, há uma otimização na carga horária do expediente.
Ademais, é um indicativo de desatualização sobre a evolução das práticas administrativas de mercado. Por se tratar de um envio físico aos signatários e, posteriormente, arquivamento em um local seguro, a possibilidade de extravio é colocada. Algo a qual não é uma preocupação no método digital, tendo em vista como o certificado é gerado e armazenado em um meio eletrônico, não há a possibilidade de ele ser perdido. Como forma de precaução, pode haver o salvamento em diferentes locais, como mídias físicas e em nuvem.
O quesito segurança ainda é a maior questão de desconfianças sobre processos inteiramente on-line, mas a Assine Bem se garante sobre isso. A partir de um sistema gerido por certificados digitais, criptografia de ponta para garantir manuscritos inalteráveis e um depósito em data center, é disponibilizado a melhor defesa e conservação dos inventários dos seus fregueses, além do descarte de inúmeras burocracias.
Isso porque o estabelecimento oferece diversos passos para a confirmação da identidade, inclusive com o uso de foto, token enviado por e-mail e SMS, autenticação de acesso, confirmação dos dados necessários, realização manual da comprovação de tudo adicionado e salvamento da data, hora e o IP do aparelho utilizado na conexão. “Nós sabemos a relevância do cuidado quando se trata dos dados pessoais de alguém e, por isso, seguimos à risca todas as normas estabelecidas pela LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais)”, explica Paula. Essa legislação, nº 13.709, de 14 de agosto de 2018, fala sobre o tratamento das informações de cada indivíduo, a fim de proteger os direitos fundamentais de liberdade e privacidade de cada cidadão. Assim, são criadas regras claras sobre o processo de coleta, armazenamento e compartilhamento desse material.
Conheça melhor a Assine Bem e como ela pode ajudar
Com o objetivo de melhorar a eficácia, rendimento e gestão quando o assunto é a assinatura de documentos, a Assine Bem surgiu no ramo em 2019 e, desde então, vem crescendo gradativamente mais. “Nosso intuito é conectar pessoas, independentemente da distância e transporte, para fazer da administração de registros algo tão descomplicado como pode ser”, comenta a gestora.
No geral, as oportunidades oferecidas envolvem edição, criação, envio, eliminação de longas fases, requisição de pedidos e fechamento de contratos. Com os modelos de templates pré-prontos disponibilizados, você permite ao seu consumidor escolher a opção mais vantajosa sem a necessidade de refazer a proposta, ideal, principalmente, para aquele título usado com frequência.
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