Processar pedidos de compras, emitir e enviar notas fiscais, aprovar cadastros para abertura de contas bancárias, assinar contratos, entre outras atividades burocráticas podem levar tempo se realizados um a um por seres humanos. No entanto, tudo isso pode ser automatizado com o uso da tecnologia e além de agilizar os procedimentos, ela garante maior rendimento.
Os benefícios da digitalização são muitos
Sobretudo, adotar um software para otimizar processos pode significar redução de custos para as companhias. Afinal, isso permite identificar falhas, eliminar desperdícios e quedas de desempenho, bem como gerenciar recursos mal-empregados para outras áreas. Assim, ferramentas de planejamento e gestão, por exemplo, ajudam a organizar funções, tarefas recorrentes e cronogramas, evitando o retrabalho e automatizando ações repetitivas.
Tal high tech tem o objetivo de permitir uma visualização em 360 graus da operação e ajudar em todas essas fases. “Isso é incrível, pois os cooperadores conseguem reciclar as ideias, sair do convencional, e, consequentemente aumentar o rendimento e efetividade das entregas”, diz a gerente comercial da Assine Bem, Paula Sino.
“Os recursos contam com mecanismos inteligentes e, assim, pode-se otimizar o cumprimento de demandas e a simultaneidade de funcionalidades. Tarefas complexas passam a ser desempenhadas com simplicidade e a rotina da empresa é facilitada”, explica a CEO da desenvolvedora de softwares Ellevo, Irene Silva. Ou seja, potencializa o rendimento da companhia.
Um programa pode simplificar atividades repetitivas, deixando o funcionário livre para desempenhar outras funções, como realizar mais atendimentos, por exemplo. Como consequência, aumenta-se a produtividade. “As pessoas passam a se dedicar de fato a coisas importantes e inovadoras as quais irão possibilitar o avanço estratégico do negócio, pois não terão mais de se preocupar com os deveres mecanizados”, destaca Irene.
Facilite a rotina interna
Essas engenhosidades, muitas vezes, disponibilizam a gestão e acompanhamento das demandas. “Isso facilita a organização das equipes e de seus administradores proporcionando uma interação ágil, monitorada e munida de informações”, complementa a dirigente.
A Assine Bem, por exemplo, dispõe de um painel de acompanhamento de disparos, devolutivas e etc. Tudo é pensado em deixar claro a vida do cliente, ajudando-o no gerenciamento dos seus documentos e armazenamento de arquivos na Nuvem.
Um outro exemplo é quanto à logística de estoque. “Ter muitos produtos acumulados significa dinheiro parado, porém em uma quantia reduzida pode comprometer o funcionamento. Logo, uma coordenação eficiente irá encontrar a quantidade perfeita para se ter, sem comprometer o capital de giro e o relacionamento”, alerta a CEO.
Ou seja, essas soluções proporcionam maior confiança, pois estão menos sujeitas a erros de pessoas, principalmente em serviços manuais. Bem como a redução no tempo gasto nos encargos e o foco no planejamento. É o fim da burocracia!
Assim, os colaboradores podem realizar desde a marcação de ponto, programar férias, acessar informes pessoais, ter procedimentos de onboarding, até organizar um depósito só com o bom uso da tecnologia. Ainda, para quem se preocupa com o contato com o consumidor, é possível usar robôs dinâmicos para manter o contato 24h com os usuários, de maneira automática e personalizada. Por aí vai…cada setor com seus facilitadores.
Nesse sentido, a assinatura digital surge como grande aliada. Ela garante maior velocidade nas tramitações, eliminando etapas excessivas. Isso é, oferece comodidade, é sustentável e mais econômica. “Então, a digitalização vem como uma alternativa viável, pois esses custos são diminuídos em até 70%”, complementa Paula.
De acordo com pesquisa da The International Association for Contract & Commercial Management (IACCM), esse tipo de automação pode melhorar a lucratividade em até 9% da receita anual. Portanto, essa é uma estratégia para sobreviver no mercado, principalmente no pós-pandemia e crise.
Em paralelo, potencialize a mente humana
Segundo o relatório “Covid-19 Outbreak Impact”, da agência Report Ocean, o mercado de Robotic Process Automation (RPA), ou melhor, automação de processos de negócios, deve atingir a marca de US$ 8.781,2 milhões até 2026, crescendo a um patamar de 29,5%.
Consoante ao estudo, a exigência por evitar erros e falhas humanas e a redução do consumo de tempo influenciam positivamente a taxa crescente de adoção de inovações como a RPA. “Atividades burocráticas e repetitivas esgotam os colaboradores e, assim, ficam mais suscetíveis a falhas. Então, deixando isso com a high tech, oferece-se maior mobilidade e criatividade para esse pessoal, fomentando inclusive seus resultados”, finaliza Paula.
Esse cenário foi acelerado por conta de um fator: o home office. De acordo com a Pesquisa Nacional por Amostra de Domicílio (Pnad) Covid-19, divulgada pelo Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE), em 2020 cerca de 8,2 milhões de pessoas trabalharam remotamente no período de isolamento social – e a predisposição é continuar a pleno vapor ao menos algumas vezes na semana.
Logo, essas mudanças tecnológicas devem permanecer em constante andamento e quem não se adaptar e moldar a isso pode perder espaço no mercado. Então, “nadar contra a maré” é sinônimo de prejuízo.
Portanto, nunca foi tão necessário acompanhar as tendências do mercado para planejar e se preparar para o futuro. Então, para saber mais sobre como facilitar a sua gestão e fechar acordos na velocidade da luz, converse com a nossa equipe. Aproveite também e teste grátis a plataforma de assinatura digital da Assine Bem.
