Uma gestão de contratos eficiente é essencial para a produtividade e desenvolvimento da empresa, além de, é claro, prevenir problemas jurídicos e comerciais. Segundo a pesquisa da The International Association for Contract & Commercial Management (IACCM), a automação desses documentos pode melhorar a lucratividade em até 9% da receita anual. Portanto, potencialize a rentabilidade do seu empreendimento com esse conteúdo!
A agilidade na gestão de contratos on-line
A criação, negociação, execução e armazenamento desses arquivos são algumas etapas burocráticas. No entanto, com a automatização delas, isso pode ser feito em instantes. “Então, além de ganhar com a velocidade dos processos, garante-se mais comodidade aos times e clientes externos. Ou seja, é mais sustentável. Sobretudo, é possível economizar”, diz a gerente comercial da Assine Bem, Paula Sino.
Por meio de um sistema completo, como o da Assine Bem, essa operação fica mais fácil. O programa conta com a possibilidade de criar, editar e enviar diversos templates. Logo, o indivíduo constrói seus próprios modelos por uma só vez e eles ficam salvos - como um padrão - para serem usados novamente depois.
Após rubricados, os escritos ficam disponíveis on-line, propiciando a localização rápida na nuvem. Tal procura pode ser feita por nome, data ou signatário. “Já tivemos casos, nos quais o usuário pediu uma cópia do acordo feito anteriormente e devido ao depósito físico, demoramos até uma semana para encontrar a via. Com o formato digital, isso é feito em poucos minutos!”, descreve a gerente.
Ademais, evitam-se erros humanos, como o de digitação, em cláusulas contratuais, assinaturas em locais errados, atrasando a finalização dos processos. Dessa forma, pode-se escolher também quem preenche determinadas informações e torna ágil o trabalho da equipe.
Como funciona no mercado de construção?
Com base nesse cenário, em março deste ano, o Instituto Brasileiro de Direito da Construção (IBDiC) realizou uma conversa para discutir os desafios na gerência de títulos no mercado de obras. Entre os assuntos levantados estão as incitações em lidar com diferentes situações nas rotinas das construções, as quais geralmente têm contratos de longa duração.
Com o tempo, os investimentos adicionais são recorrentes, tanto por necessidade de manutenções e alterações inesperadas quanto por demandas novas. “Entre as principais diretrizes para uma boa administração está o estabelecimento de um vínculo entre a equipe. Essa prática vai evitar diversos problemas, seja com a fiscalização por parte do poder público, seja na ótica dos órgãos de controle”, afirma o sócio da banca Aroeira Salles Advogados, Nayron Russo.
Ele ainda destacou a importância dos registros serem conhecidos não apenas pelo setor jurídico das entidades e do uso do Relatório Diário de Obras (RDO). Nesse sentido, o especialista ainda elencou quatro dispositivos da Nova Lei de Licitações para contribuir para o tema. Veja:
1 - Artigo 123: o setor administrativo terá o dever de explicitamente emitir a decisão sobre todas as solicitações e reclamações relacionadas à execução dos contratos no prazo de um mês após concluída a instrução de requerimento;
2 - Artigo 130: sempre quando houver um aumento ou diminuição dos encargos do contratado, a área deverá restabelecer, no mesmo termo aditivo, o equilíbrio econômico-financeiro inicial;
3 - Artigo 143: no caso de controvérsias sobre a execução do objeto, seja quanto sua dimensão, qualidade ou quantidade, a parcela incontroversa deverá ser liberada no prazo previsto para pagamento;
4 - Artigo 151: possibilidade de meios alternativos de prevenção e resolução de controvérsias - notadamente a conciliação, a mediação, o comitê de resolução de disputas e a arbitragem.
Russo finaliza apontando algumas atuações exageradas do Tribunal de Contas (TCU) em certas concessões, na qual as ações deveriam ficar com os gestores públicos e um possível ponto negativo dessa nova legislação.
Os benefícios da assinatura digital
Essa ainda é uma área muito burocrática, em parte por necessidades legais, mas na maioria das vezes pela ausência de uma nova mentalidade. Pensando nisso, a assinatura digital, por exemplo, surge como uma das principais maneiras para quebrar alguns padrões. “Muitos empresários ainda não pararam para pensar o porquê de migrar para esse modelo, mas é simples: além de eliminar diversas etapas, tais autenticações são garantias jurídicas para a corporação comprovar a ação vigente. Ou seja, esse gerenciamento também assegura a integridade da instituição. Isso, sim, é uma transformação digital assertiva”, complementa Paula.
Desse modo, a MP 2.200-2/2001 confere amparo legal para essa prática. Logo, essa forma segue à risca os preceitos, garantindo efetividade e validade das assinaturas. Isso, sem contar a criptografia - “trancando” - fechando a tramitação e atestando a não violação dos dados.
Além disso, boa parte do lucro de uma instituição é gasto em papel, impressão e aluguel de espaços físicos para guardá-los. Algumas ainda investem em cartório, motoboys ou Correios. Então, para conter esses recursos e evitar resíduos ambientais, a digitalização surge como uma alternativa viável, pois esses custos são diminuídos em até 70%.
Portanto, decidir pelo gerenciamento eletrônico também é uma opção alinhada à nova dinâmica do mercado. “Independentemente do período de pandemia, usar um dispositivo on-line para administrar registros e dispará-los para a subscrição, otimiza o dia a dia”, expõe a gerente comercial da Assine Bem. Até mesmo porque o visto e o controle, quando feitos de maneira manual, são lentos e estão caindo em desuso.
Para fazer essa transição é preciso se planejar e nessa fase, muitos líderes percebem, realmente, a carência pela high tech. “Folhas de ponto, acordos e arquivos podem ser administrados facilmente on-line, por exemplo. Tudo isso dá mais agilidade ao time e mais autonomia também para fazer atividades as quais antes não tinham tempo”, conclui Paula.
Portanto, não há tempo a perder! Busque e entenda a melhor maneira de automatizar sua companhia. Conte com a Assine Bem! Aproveite também e teste grátis a nossa plataforma de assinatura digital.
