Processar pedidos de compras e ressarcimento de despesas, emitir e enviar notas fiscais e assinar documentos, são etapas burocráticas e podem levar tempo. No entanto, tudo isso pode ser automatizado com o uso da tecnologia e o melhor, confiado a entidades especializadas no assunto.
A urgência por soluções velozes
O período pandêmico, vivenciado nos últimos dois anos, expôs aos gestores a importância de incorporar inovações aos seus negócios para ampliar o ganho de eficiência e garantir um time mais focado e criativo na companhia. “Se até mesmo o bate-papo do cafezinho precisou ir para o digital, imagine as tarefas repetitivas. Esse tem sido um desafio global. A rotina institucional será muito diferente daqui para a frente, misturando físico e virtual, remoto e presencial, para aproveitar melhor essas duas modalidades”, diz a gerente comercial da Assine Bem, Paula Sino.
Conforme estudo recente da consultoria internacional, The Economist Intelligence Unit, quase 90% dos executivos veem a agilidade organizacional como peça fundamental para o sucesso do negócio. Além disso, mais de um quarto dos entrevistados sentem-se em desvantagem competitiva porque não são rápidos o suficiente para se adaptar às mudanças do mercado.
Segundo o relatório “Covid-19 Outbreak Impact”, da agência Report Ocean, o mercado de Robotic Process Automation (RPA), ou melhor, automação de processos de negócios, deve atingir a marca de US$ 8.781,2 milhões até 2026, crescendo a um patamar de 29,5%. Consoante ao levantamento, a exigência por evitar erros e falhas humanas e a redução do consumo de tempo influenciam positivamente a taxa crescente de adoção de inovações como a RPA.
Nesse cenário, a terceirização de alguns procedimentos pode ajudar as companhias a obter uma estrutura viável para um crescimento estratégico e sustentável. “É necessário uma atenção especial, principalmente quando estamos falando de liberar recursos visando ganhos de velocidade e reação às novas condições de mercado. Quem faz isso da maneira correta está mais propenso a ampliar sua produtividade, gerando melhores sistemas operacionais para se recuperar da recessão econômica mais rapidamente”, explica a diretora de produtos para a América do Sul na ADP, Valquíria Cruz.
As plataformas digitais são aliadas da gestão
Uso de plataformas on-line supre essa demanda. Assim, ao tornar digital as metodologias de destaque, os softwares atuais praticamente realizam um trabalho de consultoria e isso permite ao RH reorganizar suas atividades, funções e sistemas. Além do mais, reduz-se a complexidade e os custos.
Para Paula, essas soluções auxiliam a eliminar diversas etapas e ainda potencializam o lado sustentável e econômico da corporação. “Com a assinatura digital, por exemplo, além dos gestores ganharem a tão falada presteza, esse é um grande benefício até mesmo para a redução do aluguel de locais físicos. Afinal, dessa forma, as organizações demandam pouco espaço para a armazenagem de papel”, enfatiza.
Nesse sentido, apontada como uma das mais fortes tendências por institutos como IDC e Forrester, a RPA é o segmento de crescimento mais rápido do mercado de software empresarial. De acordo com pesquisa da Forrester, “Total Economic Impact”, encomendada pela ADP, uma gestão de folha de pagamentos, por exemplo, agrega experiências positivas em cada situação.
“Com a incorporação de uma solução mais robusta e unificada, é perceptível o ganho de eficiência, permitindo uma melhoria considerável na flexibilidade comercial. Isso porque há um evidente ganho de celeridade na integração em mercados adicionais, proporcionando assim às companhias um caminho mais produtivo e gratificante”, finaliza Valquíria. Ou seja, essas ferramentas são excelentes aliadas.
Economia e sustentabilidade fazem parte do pacote
Sob o aspecto da gerência corporativa, engenhos como esses são propulsores das preocupações com o ESG (Environment, Social and Governance), pois otimizam o uso dos recursos, permitindo reduzir de forma significativa a utilização de energia elétrica e de papéis. “Sobretudo, a assinatura digital tem amparo legal e conta com a criptografia fechando a tramitação e atestando a não violação das informações”, complementa a gerente.
Além disso, a justiça determinou a não obrigatoriedade da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP), ou seja, a certificação digital, tornando a validação ainda mais ágil e protegida. Outro fator positivo: todos os custos com impressão, motoboys ou Correios são diminuídos em até 70%. Logo, a gestão de documentos e as rubricas on-line também potencializam a operação e conforme pesquisa da The International Association for Contract & Commercial Management (IACCM), podem melhorar a rentabilidade em até 9% da receita anual.
Digitalize com responsabilidade e estratégia
Pensando nisso, elencamos algumas dicas para os empreendimentos com anseio e urgência por digitalizar a operação com consciência. Veja:
1 - Compreenda a situação atual da instituição: o primeiro passo é entender onde está. Quais os desafios do meu RH? A partir desse mapeamento é possível planejar as fases seguintes. Portanto, aqui, é essencial reconhecer os obstáculos e problemas da marca e como eles afetam o departamento.
2 - Transforme a mentalidade: para aderir à cultura da automação, o setor de RH precisa mudar métodos e o cotidiano. Afinal, o mundo muda rápido demais. Então, é imprescindível os líderes e colaboradores estarem dispostos a aprender continuamente, conceito conhecido como lifelong learning.
3 - Adquira as tecnologias como aliadas: um aspecto importante, nesse contexto, é a possibilidade de aproveitar essa implementação para alinhar a companhia às melhores práticas de mercado. Soluções como a própria Assine Bem, por exemplo, são medidas simples e estão bem próximas do dia a dia do profissional. A automação e a confiança nesses recursos permitem à área assumir um papel inovador.
4 - Foque nas pessoas: abraçar a high tech não significa tirar os seres humanos do jogo. Muito pelo contrário, os dirigentes terão ainda mais tempo para se conectar às equipes e captar o melhor delas. Então, foque no desenvolvimento estratégico da corporação e daqueles envolvidos nessa caminhada. O engajamento do público interno é a primeira grande conquista de uma empresa bem planejada e implantada.
Portanto, nunca foi tão necessário acompanhar as tendências do mercado para planejar e se preparar para o futuro. Então, para saber mais sobre como facilitar a sua gestão e fechar acordos na velocidade da luz, converse com a nossa equipe. Aproveite também e teste grátis a nossa plataforma de assinatura digital. Conte com a Assine Bem!
