Um grande desafio para gestores dos mais diversos setores e segmentos de atuação empresarial sempre foi - e será - a produtividade. Como facilitar a execução de tarefas e obter alta performance? Essas dúvidas são motivo de reflexão e dúvidas para todos, principalmente em uma sociedade em constante mudança. Nesse contexto, a tecnologia se mostra uma constante. Entenda!
O grande motor da humanidade
A busca por otimizações diárias não vem de hoje. Ela é o grande motor da humanidade, na grande realidade. Isso porque há centenas de milhares de anos temos desenvolvido técnicas para facilitar nosso cotidiano. Atualmente, isso não seria diferente. Os recursos computacionais e eletrônicos, por exemplo, vieram desse anseio.
Desde o início da vida como nós a conhecemos até os dias atuais, houve muitas modificações e alterações. Só nas últimas três décadas, com o advento da Internet, aconteceu uma série de acelerações e transformações no comportamento social, político, cultural e econômico de todo o globo.
A tecnologia como aliada
A cada hora, vemos novas soluções sendo desenvolvidas pensando em garantir uma rotina mais prática, ágil e assertiva. Dentre os recursos em destaque, está a assinatura digital. De acordo com Paula Sino, gerente comercial da Assine Bem, essa ferramenta é de extrema importância para lidar com o fluxo de papéis dentro de uma organização.
Para se ter uma ideia, de acordo com um levantamento realizado pela Ombud, quando os signatários validam um arquivo de maneira virtual, há uma redução média de 80% no tempo de resposta nas tratativas. “Isso acelera de maneira expressiva a rapidez nas negociações e admissões, por exemplo”, destaca Paula.
Assinatura digital otimiza a rotina
Além disso, em um estudo da Forrester, foi estimada a redução de 80% de chance de erros em relação à tramitação desses registros eletrônicos. “Algumas ferramentas da Assine Bem podem facilitar ainda mais na elaboração de contratos e etc. Com os Modelos, você cria templates básicos, padronizando a montagem dos arquivos, evitando possíveis deslizes”, comenta.
Sem contar as Pastas Digitais, as quais facilitam a validação de vários arquivos por vez em um só envio. “Se formos disparar um documento por mensagem enviada via e-mail e SMS, há chances de alguma coisa ser esquecida, apagada sem querer ou qualquer outro problema do tipo acontecer”, alerta a gerente.
Segurança jurídica
Embora essa modalidade seja válida no país há mais de 20 anos, ainda há uma boa parte de gestores incertos quanto à segurança e autenticidade jurídica da solução. “A aplicação respeita todas as determinações legais, sejam elas relacionadas à própria assinatura, quanto à questão dos dados pessoais, prevista na LGPD. Isso sem contar a criptografia, estabelecendo a inviolabilidade das informações”.
São várias etapas de verificação para garantir proteção de todas as partes. “Checamos a identidade de quem assina de duas formas: a Ágil e a Autenticada. Na primeira, é solicitada a confirmação das informações como CPF (Cadastro de Pessoa Física), telefone celular e outros. Na segunda, além dessa fase, também é solicitada uma selfie do indivíduo segurando a identidade, tradicionalmente o RG ou a CNH (Carteira de Motorista)”.
Tempo e dinheiro também são poupados
Investir em avanços como esse podem facilitar a administração de arquivos, eliminando a necessidade de espaços físicos destinados às caixas e pastas. “A pesquisa de impressões é sempre um desafio e, com o armazenamento em nuvem, é possível fazer buscas por nomes dos envolvidos, datas e várias outras características”, conta.
Isso garante mais autonomia para os colaboradores e elimina erros na hora de salvar tudo. Outro grande benefício é a redução de custos. “Não é preciso mais comprar papel, nem tinta e manutenção de impressoras. Sem contar as despesas com envio e transporte, seja pelos correios, motoboys ou outros”, constata Paula.
Satisfação do colaborador deve ser considerada
O rendimento geral da corporação pode crescer com iniciativas como essa. “Além disso, apostar na inovação também é essencial para garantir a satisfação dos times. Por sua vez, se mais contentes, aumentam a frequência e qualidade das entregas ou execuções de atividades”, defende a gerente.
Isso é comprovado em estudos dos mais diversos cantos do planeta. Um apontamento da Universidade de Warwick, do Reino Unido, concluiu um fato interessante. Funcionários contentes em suas posições são até 12% mais produtivos. Isso reflete em um crescimento de 31% no rendimento total da organização e 37% de impulsionamento nas vendas.
Defasagem atrapalha motivação
“Tendo essa noção da importância do engajamento dos grupos, é preciso encontrar maneiras de promover tal contentamento”, destaca. Segundo pesquisa da Unisys, a defasagem tecnológica dentro de uma companhia não atrapalha apenas a execução das obrigações. A falta de avanços relacionados ao digital causa 500% mais frustrações e aumenta em até 600% a chance de turnover.
“São dados impossíveis de se ignorar. Portanto, investir em assinatura digital é uma atitude, além de inteligente, empreendedora”, continua a gerente. Pensar no futuro e se programar para ele também é outra vantagem trazida por esse tipo de aplicação. Esse fator é indispensável para lidar com crises e desafios do mundo atual.
Por fim, a Gartner constatou: para 42% dos líderes de RH, uma das principais metas ainda para 2022 é o desenvolvimento de uma estratégia mais desenhada para se preparar para a complexidade do amanhã. “Nós não sabemos como estará a situação daqui um mês, ano ou década e ficar pronto para cenários positivos, realistas e negativos é essencial”, conclui Paula.
Quer saber como a Assine Bem pode ajudar? Então faça um teste gratuito em nossa plataforma!
