Antigamente, era impensável confiar seus documentos ao armazenamento de uma máquina. Hoje, a digitalização deles deixou de ser uma fantasia para se tornar uma necessidade. Em plena era virtual, guardar as declarações em pastas é obsoleto, pois ocupa espaço, estão sujeitas às ações do tempo e correm risco de perder informações valiosas. Empresas não investidoras das novas tecnologias são deixadas para trás, por isso, entenda os benefícios da assinatura digital.
A digitalização é uma tendência
Diversas ferramentas já foram necessárias fisicamente alguns anos atrás, agora se encontram completamente on-line. Foi assim com as agendas, CDs, DVDs, câmeras, relógios, mapas e outros diversos instrumentos inerentes ao nosso cotidiano. Logo, a documentação em papel não seria diferente. Segundo Paula Sino, gerente comercial da Assine Bem, “entender a modernização é essencial para a corporação prosperar”.
Portanto, transformar enormes quantidades de impressos, produzidas constantemente pela companhia, em um inventário digital garante muitos proveitos. Um exemplo é o cumprimento de exigências fiscais e tributárias sem tanta burocracia. Ademais, recentemente, a Justiça abriu precedentes para a autenticidade desta modalidade sem a utilização do ICP Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira).
Dessa forma, é garantido o reconhecimento apenas com os dados cedidos pelo signatário, sem a necessidade de um certificado digital. “Otimizando ainda mais o tempo das instituições”, completa Paula. Contudo, as vantagens de optar por esse método não param por aí. Pensando nisso, elencamos algumas delas.
Benefícios de digitalizar seus documentos com a Assine Bem
- Evite o desperdício de papel
O primeiro ponto a ser destacado é a contenção desenfreada de papel produzido rotineiramente. Isso porque um dos maiores desperdícios globais vem desse uso. Além do mais, também incide diretamente na preservação do meio ambiente. Atualmente, a sustentabilidade está cada vez mais relevante quando se trata do novo mercado.
Uma pesquisa publicada pelo Boston Consulting Group (BCG) e intitulada “BCG Survey on Covid 19 and Environment”, trouxe um levantamento colhido com mais de 3 mil pessoas em oito países diferentes e chegou a uma constatação: seis em cada dez brasileiros esperam uma iniciativa mais consistente por parte das companhias para proteger a natureza.
Ou seja, as novas gerações já crescem sabendo da relevância de se proteger o planeta, afinal, ele não se renova tão rápido quanto se pensava antes. O consumo exagerado de instrumentos feitos a partir de matérias-primas não renováveis, podem levar o planeta ao esgotamento. O mesmo levantamento revelou: para 93% dos entrevistados, as desavenças ambientais são iguais ou mais preocupantes em vista das questões de saúde.
- Mais controle sobre os documentos
Manter um estoque de arquivos gravados também significa horas para encontrar algum específico. Isso acarreta um grande desafio para organizar tantos formulários, em suas diversas estantes diferentes originalmente pensadas para separar em cada individualidade. Não importa o tipo de catalogação da sua instituição, ainda sim será difícil recuperar algo guardado há mais tempo, principalmente na pressa do cotidiano corporativo.
“Com a Assine Bem, o controle dos registros fica mais fácil e prático, tudo é arquivado em nuvem, cliques de distância um do outro e com diversas maneiras de diferenciar o assunto abordado”, explica a gerente. Assim, é mais rápido para reaver e armazenar contratos, por exemplo.
- Aumento da produtividade
As formas mais antigas de organizar documentos vão de encontro com o ditado popular “tempo é dinheiro”. Isso porque gera um grande inconveniente no caso da necessidade de uma breve consulta a algum extrato. São minutos perdidos nessa procura, sem sequer saber se ainda existem ou se estão conservados, tendo em vista a exposição a poeira, onde a máxima integridade do conteúdo fica prejudicada.
De acordo com dados colhidos pela entidade global, Forrester, a melhoria da produtividade chega a 85% ao aderir a essa inovação. “Com a assinatura digital, ganha-se em desempenho, graças à facilidade de arquivar e encontrar qualquer declaração”, afirma Paula. Além do mais, esse manuseio pode ser feito de todas as partes do mundo, basta estar conectado à Internet.
Com a Assine Bem, você simplifica as operações da sua empresa. Temos planos personalizados para as suas necessidades, com as melhores e mais acessíveis soluções. Por fim, se quiser entender como funciona na prática a assinatura digital, faça um teste gratuito. Entretanto, caso tenha alguma dúvida, entre em contato conosco! Será um prazer atendê-lo!
