Otimizar os processos de uma companhia é sempre um desafio e uma necessidade, principalmente em momentos de crise. Rever os custos e atividades para melhorar o funcionamento do trabalho de todos é crucial. Nesse sentido, veja como a assinatura digital pode te ajudar a otimizar a gestão de documentos e, assim, eliminar o arquivo físico!
Segundo a gerente comercial da Assine Bem, Paula Sino, alugar uma sala ou galpão apenas para armazenar papéis é muito caro. “Além do valor, é preciso se preocupar com possíveis falhas na segurança, incêndios, alagamentos e etc. Algumas empresas salvam cópias de arquivos em mais de um lugar para evitar transtornos futuros”, destaca.
Entretanto, os recursos digitais podem ser aliados para evitar o desperdício de renda. “O arquivamento em nuvem trouxe mais conforto às corporações. O custo, se comparado ao de um ambiente próprio para isso, é muito menor”, garante Paula. “Essa modalidade on-line permite a busca pelo nome do assinante, do arquivo, pela data, entre outras possibilidades. Muito mais seguro, prático e sustentável”, continua.
Veja algumas das vantagens da administração digital:
Nuvem: confiança e precisão
O principal ponto positivo de usar a tecnologia para a gestão de documentos é o armazenamento em nuvem. Assim, não há necessidade de perder metros quadrados para manter a segurança dos acordos firmados.
Em apenas uma busca com o CPF do signatário, é possível encontrar todos os materiais assinados por ele, otimizando ainda mais o tempo.
Redução de custos
A partir disso, os gastos são reduzidos de maneira expressiva e o ambiente é melhor aproveitado para outras finalidades da instituição.
Segurança
As chances dos arquivos serem corrompidos e ficarem ilegíveis são bem menores, basta contar com um sistema protegido e bem estruturado.
Todos os contratos, aditivos e etc. ficam disponíveis para as partes e são validados com certificado digital. Nesse formato, a identidade dos envolvidos é confirmada no ato das assinaturas.
Localização
Catalogar tudo é muito mais fácil, com a possibilidade de separar cada tratativa por tags (etiquetas) e palavras-chave, bem como data do documento, nomes envolvidos e etc., eliminando um tempo valioso no cotidiano corporativo.
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