Seja para lidar com contratos firmados com clientes, admissão e gestão de pessoas, notas fiscais ou protocolos, um grande problema para empresas é saber como arquivar toda a papelada. Afinal, de acordo um levantamento da BPI Network, 93% das pessoas se sentem dependentes de documentos e 90% ainda disseram gerar novos registros a cada semana.
Portanto, lidar com um fluxo enorme de folhas pode ser difícil, caro e nada prático. Veja os principais empecilhos nesta matéria!
Armazenamento
O primeiro desafio ao contar com um arquivo físico é o local para isso. Afinal, muitas vezes, é preciso dispor de uma sala exclusiva e preparada para proteger os papéis de qualquer interferência, como umidade, sujeira e etc. Com isso, perde-se o aproveitamento total do ambiente de trabalho, onde mais colaboradores poderiam atuar em prol do aumento da qualidade dos serviços prestados.
De acordo com Paula Sino, gerente comercial da Assine Bem, os impressos podem ter alto custo de manutenção e são pouco seguros. “É necessário espaço, funcionários para organizar, tempo para armazenar e localizar, se necessário, uma determinada informação ou tratativa. Tudo isso ainda fica sujeito a desgaste com o tempo, erros ao guardar e, também, incêndios, alagamentos, corrosão e etc.”, alerta.
Gastos desnecessários
Custos altos para manutenção devem ser considerados. Climatização, proteção, prateleiras, caixas, etiquetas, sem contar a mão de obra para manter tudo dentro dos conformes. Uma simples conferência pode causar uma grande confusão em todo o sistema. “No formato digital, tudo fica salvo na nuvem e o acesso pode ser feito de qualquer lugar pelo computador ou celular. Além disso, ainda é possível incluir o recurso em plataformas distintas sem a necessidade de espaço físico”, continua Paula.
Danos ao papel
Quanto mais antigas são as folhas, maiores as chances de perdê-las, tanto pela fragilidade, quanto por dificuldades de localizá-las entre as pastas. “A durabilidade digital é infinitamente maior, se comparada à modalidade tradicional”, comenta a gerente.
Perda de praticidade
Quanto maior o fluxo, mais horas serão dispensadas para encontrar algo importante. Com isso, os estabelecimentos diminuem a agilidade e os resultados impactam negativamente na satisfação de seus clientes internos e externos. “Com a Assine Bem, nossos parceiros podem encontrar os documentos pelo nome do assinante ou do arquivo, CPF e, até mesmo, filtrar períodos para busca, status, entre outros. São poucos cliques até baixar os resultados encontrados”, conclui Paula.
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